Avtalsguide digital följesedel

Kraven på rapportering av faktureringsgrundande underlag, statistik och miljödata ökar. För att hantera detta enklare och minska administrationen kan man kravställa rapportering digitalt genom att använda branschstandarden BEAst.

Att övergå från gamla arbetssätt till en ny teknisk lösning kan vara utmanande och denna avtalsguide har tagits fram för att göra det lättare att komma igång.

Guiden innehåller mallar och vägledning om hur beställare av en entreprenad kan kravställa BEAst digitala följesedel för att få en smidig och högkvalitativ uppföljning. Den beskriver också kort hur entreprenörer eller leverantörer kan uppfylla kraven, så att tidsödande hantering av traditionella följesedlar på papper kan elimineras.

• BEAst Följesedel kan användas för att följa upp alla slags leveranser av varor eller tjänster, såsom transporttjänster, maskintjänster, material och bulkvaror eller deponitjänster. Oavsett om det gäller köp eller hyra.
• Meddelandet kan skickas före och efter leverans, så det går att använda den antingen som en leveransavisering eller som en traditionell följesedel. Det kan också återanvändas och skickas vidare till olika parter och mellan olika systemstöd.
• Följesedeln möjliggör mycket detaljerad uppföljning men fokus bör initialt ligga på att inte lägga till nya krav som ökar den administrativa bördan, utan på att ställa krav på digitalisering som gör det lättare att hantera redan befintliga krav.
• Grundprincipen är att avsändare samlar in information enligt fördefinierade kravpaket (moduler) och skickar all information de har. Mottagaren får sedan själv sålla ut den information som är intressant via sitt systemstöd, så att avsändaren inte behöver anpassa sina system i detalj för varje kund.

Detta är första versionen av guiden och texterna baseras på en referensgrupps långa praktiska erfarenhet av att använda standarden för anläggningsarbeten. Malltexterna är nyskrivna och för andra typer av leveranser finns inte lika mycket erfarenhet, så de är säkerligen inte perfekta, men kommer att revideras löpande i takt med att feedback inkommer för att spegla best practice.

Avtalsguiden kompletterar standardens tekniska dokumentation som återfinns här: http://bis.beast.se/