Översikt

De flesta i branschen är överens om att digitalisering är bra och erbjuder oss stora möjligheter. Men hur ska det gå till? Och vem börjar?

I branschdialog har det blivit tydligt att stora beställare av entreprenader måste ställa konsekventa krav på entreprenörer och leverantörer för att omställningen ska få fart.

På sikt kan digitaliseringen göra att vi kan följa upp precis allt som händer i en entreprenad och det är lätt att drömma stort, att allt ska bli snabbt, exakt och automatiserat på ett sätt som gör det lätt att hantera avvikelser tidigt, lätt att fakturera, lätt att granska verifikat etc.

Det kräver dock en stor omställning för att komma dit. En omställning som kräver engagemang från alla involverade parter och därför är det viktigt att ställa krav som gynnar alla, och inte bara beställaren. De ska också vara proportionerliga sett till affären och formuleras i nära dialog med branschens leverantörer, så att krav och förmåga går framåt i takt med varandra.

För att komma igång direkt och dra stor nytta snabbt, så rekommenderar BEAst att börja med fokus på förenkling. Allt BEAst gör bygger på principen att skapa förutsättningar för att lyfta ut administration, öka datakvalitet och skapa bättre effektivitet och lönsamhet i alla led. Det gäller inte bara följesedeln utan också efterföljande steg med utökad digitalisering av katalog, leveransplan, order etc.

BEAst arbetssätt lägger inte till nya krav, utan ställer samma krav på innehåll som förut, men i ett format som är enklare att hantera för alla parter. BEAst arbetssätt begränsar inte heller affärsmodeller eller produktionsmetoder, utan skapar bara enklare förutsättningar att kommunicera och rapportera det som redan görs idag, men på olika sätt och ofta manuellt med papper eller Excelfiler.

Istället för att entreprenören/leverantören ska mata in leveransuppgifter och statistik i varje kunds egna system och den köparen i sin tur ska mata in samma uppgifter i sin beställares system, så räcker det med BEAst att uppgifterna matas in en gång och sedan kan de skickas vidare i samma format mellan olika parter och system. Det spar både tid och ökar datakvaliteten eftersom den mänskliga faktorn vid manuell överföring försvinner.

Flera systemleverantörer för olika produkt- eller tjänsteområden har redan anpassat sina systemstöd till att arbeta med BEAst och för de som saknar eller inte har behov av ett helt affärssystem, finns enklare kostnadseffektiva verktyg framtagna för att enkelt och på samma sätt digitalt skicka överenskommen data enligt BEAst till sin kund.

BEAst standardmeddelanden är framtagna för att kunna ersätta alla papper i en entreprenad, men för att det inte ska bli överväldigande så rekommenderas det att börja med att ställa krav på digitala följesedlar

BEAst Följesedel – formellt kallat Advanced Despatch Advice (T120) är baserad på den europeiska standarden för affärskommunikation, Peppol BIS Despatch Advice 3.1 (T16) som anpassats till bygg- och anläggningsverksamhet. Det gör att den är lätt att använda i system som redan har stöd för Peppol, och även kan skickas genom Peppol-nätverket.

Följesedeln kan användas för att följa upp alla vanligen förekommande leveranser av varor eller tjänster, såsom transporttjänster, maskintjänster, rental, material och bulkvaror eller återvinning och avfallstjänster.

I idealscenariot digitaliseras hela kedjan genom att beställaren ställer krav på uppföljningsdata som ska skickas via digitala följesedlar, varpå entreprenören skickar vidare samma krav och lägger eventuellt till egna krav gentemot sina underentreprenörer och leverantörer. Systemleverantörer tillhandahåller verktygen genom vilka entreprenörer/leverantörer samlar in och rapporterar data. Exempelvis genom mobilapplikationer eller ännu hellre genom automatiserad avläsning. Därpå skickas informationen uppåt genom leveranskedjan tills den når beställarens systemstöd.

Exempel: Trafikverket vill följa upp klimatavtrycket i en entreprenad och kravställer därför att få in miljövarudeklarationer för inbyggda varor och material, samt rapportering om drivmedelsförbrukning från använda maskiner och transporter. Entreprenören delar upp Trafikverkets krav utifrån vilken leverans det gäller, så att åkare och grävmaskinister får kraven på att rapportera drivmedelsförbrukning och materialleverantörer får kraven på att skicka miljövarudeklarationer. Entreprenören vill utöver detta även följa upp sin egen kostnad och lägger till krav på uppgift om pris. Åkare och grävmaskinister utför sina tjänster och skickar följesedlar på vad de gjort och hur stor drivmedelsförbrukningen har varit. Materialleverantörer skickar följesedlar som specificerar vad som levererats med tillhörande länkar till miljövarudeklarationer. Entreprenören tar emot följesedlarna och kollar att priset stämmer med vad som överenskommits, sedan sållas priserna bort och följesedlarna skickas vidare till beställaren som använder miljövarudeklarationer och uppgifter om drivmedelsförbrukning för att räkna ut det totala klimatavtrycket i entreprenaden.

Standarden i ett nötskal

Standarden går ut på att man skickar digitala meddelanden som innehåller den avtalade informationen i ett gemensamt format, som gör att informationen kan sorteras, tolkas och skickas mellan olika tekniska systemstöd.

För en tydlig kravställning räcker det dock inte att bara kräva följesedlar enligt BEAst Supply 4, utan det måste tydliggöras bland annat vilka leveranser de ska avse, när de ska skickas, till vem, med vilket innehåll, på vilket sätt och i vilket format.

Man kan likna det vid att skicka brev:

Process för affärsmeddelanden/affärsregler: Vem ska brevet till? När? Hur ska innehållet vara skrivet?
Metod: Hur ska brevet skickas? Med brevbärare eller kurir?
Format: Vad ska brevet ha för form och storlek för att passa brevlådan?
Innehåll: Vad ska stå i brevet?

Format och innehåll

Följesedeln kan innehålla en stor mängd olika element, men få är obligatoriska enligt standarden att fylla med data och skicka. För att underlätta kravställning i upphandlingar och utveckling av systemstöd, så har BEAst därför tagit fram rekommenderade följesedlar för olika typer av leveranser. De består av moduler som innehåller färdigpaketerade krav på vilka element som ska skickas och vilken information de ska innehålla, som är lämpliga för de vanligaste typerna av affärer inom bygg- och anläggningsbranschen.

Elementen sorteras in dels under ett ”huvud” som innehåller övergripande information om leveransen med uppgifter om köpare/säljare, destination etc, dels under ”följesedelsrader” med specifik information om enskilda artiklar.

Vissa element är obligatoriska (orange) och innehåller den grundläggande informationen om leveransen som ligger till grund för fakturering eller produktionsuppföljning. Andra är valbara och kan kravställas om man vill följa upp exempelvis drivmedelsförbrukning eller få in miljövarudeklarationer (gröna). Är ett en valbar modul kravställd, så är det obligatoriskt att skicka all information som ingår i den.

Exempel på följesedlar hittar ni här

Artiklar
I modulen Bas så ingår ett element för artikelnummer. Det som ska anges där är vad det är för vara eller tjänst som har levererats. Det gör man via artikelnummer som hämtas från en artikellista. Artikellistan kan vara säljarens generella om säljaren har en sådan, eller köparens om man vill definiera en projektspecifik artikellista, exempelvis när affären gäller skräddarsydda tjänster eller när man vill underlätta köparens uppföljning. Man kan också använda fördefinierade listor som GTIN eller EAN.
Branschartikelnummer/Generisk produkttyp
Utöver modulen bas kan man kravställa den valbara modulen Branschartikelnummer. Det kan vara lämpligt då man vill ha dubbla serier för olika typer av uppföljning eller för att kunna jämföra leveranser från olika underleverantörer. I detta element så rapporteras ett standardiserat ID för en generisk produkttyp, vilket kan ses som en sorts kategorisering snarare än ett rent artikelnummer. För ökad förståelse, se följande bild.

Affärsregler och metod
För att få bra datakvalitet och möjliggöra att information skickas mellan olika system utan att det blir några missförstånd på vägen, så måste innehållet följa vissa regler. Dessa definieras dels av standardens inbyggda regler på format, t.ex. hur datum och tid ska anges, dels utav avtalade regler som beror på den specifika affären, t.ex. hur ofta följesedlar ska skickas.

För att skicka och ta emot meddelanden som följer standarden krävs kompatibla systemverktyg. Flera av de största projekt- och ekonomiverktygen i branschen har redan stöd för BEAst-meddelanden och fler väntas följa efter då standarden nyligen är beslutad att användas för uppföljning av miljödata både av Byggföretagen och av Trafikverket.

Guiden och mallarna ska i största möjliga mån vara konkurrensneutrala och beskriver egentligen bara hur följesedlarna ska skickas och vad de ska innehålla. Det förenklar administrationen, men grundförutsättningen för att man ska få innehåll som har något värde är att affären som helhet är på plats och tydlig för alla. Priser, artiklar, artikelnummer, projektnummer etc. måste vara tydligt avtalat. Inte bara var de tekniskt skall placeras i meddelandet.

Branschartikelnummer finns det ett flertal olika som kan användas på lite olika sätt. Dessa används på radnivå under Item/CommodityClassification.

I de fall GTIN eller liknande skickas så ska ändå branschartikelnummer också skickas.

Följande branschartikelregister har för närvarande tagits fram specifikt för anläggningsbranschen och fler är på gång:

Sveriges BergmaterialIndustrier, SBMI
Återvinningsindustrierna, ÅI
MaskinEntreprenörerna, ME
Sveriges Åkeriföretag, SÅ

Det finns även generella listor inbyggda i PEPPOL-standarden som kan användas till exempel UNSPCS eller CPV.

Generellt sett gäller att alla de artikelnummer som används på en rad, oavsett om det är branschartikelnummer eller säljarens/köparens artikelnummer så ska de alla beskriva samma sak – det vill säga det som raden avser.

Process
För att helt digitalisera processen så bör ett optimalt meddelandeflöde se ut så här:

Beställaren ställer vid upphandlingen krav på vilken information som ska skickas i digitala följesedlar.
Parterna använder befintliga eller anskaffar relevanta systemstöd för att skicka/ta emot följesedlar med avtalad information.
Entreprenörer och leverantörer ställer motsvarande krav på sina leverantörer neråt i leveranskedjan.
Den leverantör eller entreprenör som levererar en tjänst/vara matar in kravställd information i sitt systemstöd (exempelvis en mobilapplikation, webbapplikation eller automatisk avläsare).
Informationen skickas uppåt genom leveranskedjan till den/de som kravställt den. I första steget skickas den till den part man har avtal med. När denne godkänt skickas samma eller delar av följesedeln vidare till den som denna part har avtal med.

Vissa informationselement såsom uppgift om köpare/säljare/priser är olika mellan de olika leden i leveranskedjan och måste redigeras manuellt innan ett meddelande skickas. Detta ställs in för varje projekt och leverantör eller kund och är ett engångsarbete. Uppgift om artikel, destination, lastningstid och lossningstid, drivmedelsförbrukning etc. kan skickas genom hela kedjan utan att redigeras alls och på så vis sparas tid då varje uppgift bara behöver matas in en gång, och alla parter slipper manuella felkällor som kan ge upphov till onödiga tvister.

Utveckling

Det vi har beskrivit i denna guide är följesedlar i grundutförandet som är utan svarsmöjlighet. Det är lämpligt att kravställa för att samla in sådan information som behövs för att följa upp att man som köpare får det man beställt eller miljöpåverkan. När ni kommit så långt att ni har ett fungerande informationsflöde så kan ni lägga till fler meddelanden från standarden.

Det går exempelvis att lägga till ett svar till följesedeln, som gör att köparen kan bekräfta och godkänna leveranser digitalt. Använder man det i kombination med en digital katalog som innehåller prislistan, så kan man lägga till digitala fakturor som baseras på godkända följesedlar. Då kan fakturan genereras automatiskt och den ska då i princip inte behöva granskas eftersom verifikaten redan är godkända. Då räcker det att mottagande system mappar inkommande fakturor mot godkända följesedlar eller ordrar för att lägga dem för betalning. Det gör att det bara är avvikande fakturor som behöver hanteras av en människa. Allt som allt ger detta en snöbollseffekt som gör all gammal pappershantering smidigare, snabbare och säkrare.