Hem/Avtalsguide/Översikt

Översikt

BEAst Supply 4.0
De flesta i branschen är överens om att digitalisering är bra och erbjuder oss stora möjligheter. Men hur ska det gå till? Och vem börjar?

I branschdialog har det blivit tydligt att stora beställare av entreprenader måste ställa konsekventa krav på entreprenörer och leverantörer för att omställningen ska få fart.

På sikt kan digitaliseringen göra att vi kan följa upp precis allt som händer i en entreprenad och det är lätt att drömma stort, att allt ska bli snabbt, exakt och på ett sätt som gör det lätt att hantera avvikelser tidigt, lätt att fakturera, lätt att granska verifikat etc.

Det kräver dock en väldigt stor omställning för att komma dit. En omställning som kräver stort engagemang från alla involverade parter och därför är det viktigt att ställa krav som gynnar alla, och inte bara beställaren.

För att komma igång direkt och dra stor nytta snabbt, så rekommenderar BEAst att börja med fokus på förenkling. Lägg inte till nya krav, utan ställ samma krav på innehåll som förut, men i ett format som är enklare att hantera för alla parter.

BEAst standardmeddelanden är framtagna för att kunna ersätta alla papper i en entreprenad, men för att det inte ska bli överväldigande så rekommenderas det att börja med att ställa krav på det digitala meddelandet Logistics Advanced Despatch Advice 1.0 (T120) som ersätter en traditionell följesedel på papper.

BEAst Följesedel – Logistics Advanced Despatch Advice 1.0 (T120) baseras på Peppol BIS Despatch Advice 3.1 (T16) som i sin tur baseras på ISO / IEC 19845: 2015, vilket är ett universellt affärsspråk för digitala affärer. Det är i grunden samma meddelande och det går därför att skicka i Peppol-nätverket och är lätt att använda i systemverktyg som redan har stöd för Peppol. Det BEAst har gjort är att skapa en avancerad variant som utökats med element från ISO / IEC 19845: 2015 och lagt till förtydligande affärsregler för att få en enhetlig och tydlig standard som passar bygg- och anläggningsbranschens behov.

Följesedeln kan användas för att följa upp leveranser av varor eller tjänster, såsom transporttjänster, maskintjänster, material och bulkvaror eller återvinning och avfallstjänster.

Format och innehåll

Följesedeln består av ett antal informationsbärande element sorterade i en bestämd struktur som gör det möjligt att läsa och skicka informationen i flera olika systemverktyg. Elementen sorteras in dels under ett ”huvud” som innehåller övergripande information om leveransen med uppgifter om köpare/säljare, destination etc, dels under ”orderrader” med specifik information om enskilda artiklar.[Infoga bild med exempel] Vissa element är obligatoriska och innehåller den grundläggande informationen om leveransen som ligger till grund för fakturering eller produktionsuppföljning. Andra är valbara och kan kravställas om man vill följa upp exempelvis drivmedelsförbrukning eller få in miljövarudeklarationer.[Infoga bild som visar obligatoriska element] [Infoga bild som visar valbara element] Affärsregler och metod
För att få bra datakvalitet och möjliggöra att information skickas mellan olika system utan att det blir några missförstånd på vägen, så måste innehållet följa vissa regler. Dessa definieras dels av standardens inbyggda regler på format, t.ex. hur datum och tid ska anges, dels utav avtalade regler som beror på affären, t.ex. vilken enhet levererad mängd ska anges i.
För att skicka och ta emot meddelanden som följer standarden krävs kompatibla systemverktyg. Flera av de största projekt- och ekonomiverktygen i branschen har redan stöd för BEAst-meddelanden och fler väntas följa efter då standarden nyligen är beslutad att användas för uppföljning av miljödata både av Byggföretagen och av Trafikverket.
Process
För att helt digitalisera processen så bör ett optimalt meddelandeflöde se ut så här:

  1. Beställaren ställer krav på information som ska skickas i digitala följesedlar
  2. Systemleverantörer tillhandahåller verktygen
  3. Entreprenörer och leverantörer ställer motsvarande krav neråt i leveranskedjan
  4. Den leverantör eller entreprenör som levererar en tjänst/vara matar in kravställd information i en mobilapplikation, webbapplikation eller automatisk avläsare
  5. Informationen skickas uppåt genom leveranskedjan till den/de som kravställt den.

Vissa informationselement såsom uppgift om köpare/säljare/priser är olika mellan de olika leden i leveranskedjan och måste redigeras manuellt innan ett meddelande skickas, men uppgift om artikel, destination, lastningstid och lossningstid, drivmedelsförbrukning etc kan skickas genom hela kedjan utan att redigeras alls och på så vis sparas tid då en uppgift bara behöver matas in en gång, och alla parter slipper manuella felkällor som kan ge upphov till onödiga tvister.

[Infoga bild på processen]

Utveckling

Det vi har beskrivit i denna guiden är följesedlar utan svar i syfte att samla in sådan information som behövs för att följa upp att man som köpare får det man beställt. När ni kommit så långt att ni har ett fungerande utbyte av information så kan ni lägga till fler meddelanden från standarden.

Det går exempelvis att lägga till ett svar till följesedeln, som gör att beställaren kan bekräfta och godkänna leveranser digitalt. Använder man det i kombination med en digital katalog som innehåller prislistan, så kan man lägga till digitala fakturor som baseras på godkända följesedlar. Då kan fakturan genereras automatiskt och den ska i princip inte behöva granskas då verifikaten redan är godkända. Allt som allt ger detta en snöbollseffekt som gör all gammal pappershantering smidigare, snabbare och säkrare.