Köpare

Guiden är skriven för dig som är ny med BEAst Följesedel men förutsätter att du har en grundläggande kännedom om vad BEAst Supply 4.0 innehåller och hur den är tänkt att fungera. Det är därför bra om ni läst in er i standardens dokumentation innan ni går vidare i guiden.
I guiden beskrivs steg för steg vilka krav som bör ställas och hur ni kan tänka ifall ni formulerar helt egna krav.
Till guiden hör mallar som till stor del innehåller förformulerade krav som är baserade på branschens samlade erfarenheter. Dessa är skrivna för att passa de flesta typer av projekt och behöver bara fyllas i med objektspecifik information och objektspecifika vägval. Vi rekommenderar starkt att dessa mallar används, både för att komma igång snabbt och för att det finns systemstöd och upparbetade arbetssätt som underlättar för branschens aktörer att uppfylla de krav som ställs i dem.

Det beror på vad ni har för processer på plats redan idag, men ren digitalisering av följesedlarna där ni inte förändrar kraven på information, gör i allmänhet att ni får samma information som tidigare, men snabbare, med mindre fel och i ett mer lätthanterligt format vilket sänker kostnader för arbetstid, risker och tvister.
Utökar ni även informationskraven så kan det leda till att ni får djupare insikt i entreprenadens framdrift, kan utveckla nya modeller för bonus och viten, identifiera tidigare oupptäckta möjligheter och risker.
Potentiella nyttor för er som beställare:

  • Möjlighet att följa upp produktion och kostnader i realtid
  • Möjlighet att följa upp detaljerade miljödata
  • Mindre störningar och tvister i entreprenaden
  • Snabbare identifiering och hantering av avvikelser
  • Mindre felkällor ger bättre datakvalitet som sänker risker och förbättrar analyser som kan leda till förbättrade arbetssätt
  • Miljövinster i form av minskad pappersförbrukning, minskade utsläpp m.m.
  • Sociala vinster i form av förbättrad arbetsmiljö för utförare, mindre buller m.m.
  • Minskade risker sänker behovet av riskreserv.
  • Effektivisering och kostnadsbesparingar i entreprenörs- och leverantörsled ger i förlängningen möjlighet till lägre anbud.

Utifrån de nyttor som är attraktiva för er, identifiera vilken information det är ni behöver för att kunna realisera nyttorna så att ni kan ställa konkreta krav som ger er den informationen. Vill ni exempelvis få information för att kunna granska en nybyggnations klimatdeklaration så behöver ni ställa krav på att få ingående materials mängder och miljövarudeklarationer.

Vilken organisation krävs då? Det beror på vilken nytta ni vill realisera!

Ni behöver ha klart för er vem hos er som ska ta emot, analysera och nyttja kravställd data, så att ni inte kravställer något som inte har någon mottagare och alltså inte tas till vara.
Vem hos er har rätt kompetens? Vem vill göra detta?
Överväg också om det är värt att ta in en implementeringsledare med erfarenhet av BEAst. Det är inte nödvändigt, men kan snabba på digitaliseringsresan betydligt.

Införskaffa systemstöd för att ta emot och eventuellt skicka digitala meddelanden enligt standarden. Ni behöver dels systemverktyg som gör att ni kan läsa meddelandena och eventuellt forma egna. Dels behöver ni en transportkanal för meddelandena.
Det finns flera olika lösningar på marknaden. Utgå från de systemstöd ni har idag och fråga er leverantör av affärssystem eller projektverktyg om de redan har stöd för BEAst Följesedel eller kan utveckla det.
Saknas den möjligheten, undersök då marknaden för att se om det finns tredjepartsverktyg som är kompatibla med era befintliga eller om ni är bäst betjänta av att utveckla ett eget system.
Välj en systemleverantör som är tillförlitlig och långsiktig i sitt arbete då ni sannolikt kommer att behöva tillgång till tjänsterna under många år och även få anpassningar och uppdateringar gjorda.
Sedan kan det även vara bra att investera i analysverktyg för att sammanställa och analysera den data som samlas in. Att granska grundläggande data för kontroll mot fakturor kan ske manuellt eller genom inbyggda verktyg i ert systemstöd som hanterar följesedlarna, men ställer ni fördjupade krav på miljödata så kan det vara bra att ha ett mer avancerat verktyg för att sortera och illustrera resultat.

Upphandla entreprenaden som vanligt och inkludera krav på digitala följesedlar enligt standarden Logistics Advanced Despatch Advice 1.0 (T120).
Ställ krav på format, metod, process och innehåll så att det är tydligt hur meddelandena ska se ut, hur, när och till vem de ska skickas, samt vilken information varje meddelande ska innehålla. Använd gärna BEAst kravguide med tillhörande mallar.
Till standarden hör en uppsättning affärsregler som måste följas för att standarden ska fungera, men dessa behöver kompletteras med egna affärsregler för att definiera innehållet.
Till exempel vilken tid för lastning och lossning som ska anges.

  • Vill ni följa upp hur länge en lastbil varit upptagen med en transport som grund för ersättning per timme, så kravställer ni att tiden för lastning ska vara från det att lastningen påbörjas och tiden för lossning ska vara den tid lossningen är klar och att tid för stillastående ska räknas av.
  • Vill ni istället följa upp om det skett några hastighetsöverträdelser så vill ni veta hur lång tid själva körningen tog för att kunna räkna ut vilken snitthastighet lastbilen har haft, och då är det lämpligare att ni kravställer att tiden för lastning ska vara då lastningen är klar och tiden för lossning då lossningen påbörjas.

Det är viktigt att kraven följer standarden, så att ni inte kräver något som innebär att leverantörerna måste programmera speciallösningar för er, då det kan bli oerhört dyrt och i värsta fall får ni inga anbud.
Utöver kraven på standard så är det bra att lägga in krav på implementeringsmöten för att säkerställa att allt fungerar innan leveranserna påbörjas.
Kraven kan ställas på olika sätt beroende på hur ni upphandlar.
Nyttjar ni något av bygg- och anläggningsbranschens standardavtal så skall kraven föras in under respektive kod i AMA AF eller paragraf i avtalet. Identifiera vilka respektive koder som kan bli aktuella och säkerställ att helheten hänger ihop.
Nyttjar ni inte standardavtal eller vill hålla ihop kravställningen, så kan ni sammanställa allt i en bilaga som ni hänvisar till från varje kod och bilägger som en del av förfrågningsunderlaget.
Vill ni använda fler digitala meddelanden från standarden så kravställer ni dem på samma sätt, eller lägger in en option på att de kan implementeras senare.

För att inte få problem i produktionsskedet så rekommenderas det att så tidigt som möjligt efter kontraktstecknande gå igenom kravställningen med entreprenör/leverantörer för att räta ut eventuella frågetecken. Det kan ta tid att göra eventuella systemanpassningar och det är viktigt att skicka testmeddelanden mellan varandras system för att validera att de kommer fram och innehåller det som man vill kommunicera.

Till hjälp finns det i dokumentationen schematron-filer som kan användas i valideringsverktyg för att kontrollera att formatregler följs och att innehåll som mappas mot kodlistor är korrekt. Innehåll som bestämts genom avtal måste granskas manuellt vid testning.

Administrativ resurs tar emot digitala följesedlar från produktionen i ert systemstöd och kontrollerar att det innehåller korrekta data. Vid identifierade avvikelser påtalas detta till den som skickat data och ny version av följesedeln begärs.
Är data korrekt så analyseras/behandlas den för att ta hem de nyttor ni identifierat.

Rapportering

Kommunicera ut data och resultat till berörda intressenter.

Uppföljning

För att det inte ska bli digitalisering för digitaliseringens egen skull så är det viktigt att kontinuerligt planera in tillfällen för att utvärdera och förbättra arbetssätten.

Träffade ni målen? Fick ni förväntade fördelar och nyttor? Eller måste något ändras?

Bara genom att utvärdera kan man säkerställa verklig vinsthemtagning.

BEAst standarder förbättras kontinuerligt och det är bra att uppdatera sina krav till senaste version både för att driva på digital transformation och för att kunna tillgodogöra sig nya nyttor.

BEAst Anläggningsutskott är också tacksamma för synpunkter och förslag på förbättringar!