Hem/Avtalsguide/Säljare

Säljare

Som entreprenör/leverantör så kan det vara så att beställaren/köparen ställt krav på digitala meddelanden enligt en BEAst-standard, men det kan också vara så att ni själva vill använda det även om inte beställaren har krävt det.

Här kan du bläddra bland vanliga frågor och svar

Som entreprenör eller leverantör så förväntas du ha arbetssätt och systemstöd på plats så att du kan leverera åtminstone grundläggande leveransdata enligt BEAst Supply 4.0.

Det innebär att du ska kunna skicka en digital följesedel med uppgifter om bland annat vilka parterna i transaktionen är, vad som levererats, hur mycket, när och till vilken destination.

Beställare som har högre krav på uppföljning kan också kräva att du skickar mer detaljerad information som avser till exempel drivmedelsförbrukning eller uppgift om GTIN med tillhörande säkerhetsdatablad.

Som regel förväntas ni att delta i digitaliseringsomställningen genom att föra vidare krav på digitala meddelanden från beställaren/köparen nedåt i leveranskedjan. Detta gör ni genom att följa guiden för köpare. Det är också det smidigaste arbetssättet för er, då det innebär att ni sprider ut administrationen för inmatning av uppföljningsdata på era leverantörer.

Du som är ursprunglig producent/leverantör av en vara eller tjänst förväntas mata in samma leveransdata som på en vanlig pappersföljesedel, men i ett digitalt verktyg såsom en mobilapplikation eller i en webbdatabas.

Förutom att ni uppfyller konktraktskrav och förhoppningsvis får en nöjd kund, så finns det även andra nyttor att hämta hem genom en digitalisering av följesedlarna. För samma vinster som en beställare/köpare kan göra, kan du själv göra i din egen verksamhet.
Vid en ren digitalisering av följesedlarna där varken ni eller beställaren/köparen förändrar kraven på information jämfört med traditionella följesedlar på papper, så får ni samma information som ni tidigare fått på papper, och skickar iväg samma information uppåt i värdekedjan, men i digitalt format så att det går snabbare, med mindre fel och i ett mer lätthanterligt format vilket sänker både era och beställarens/köparens kostnader för arbetstid, risker och tvister.
För dig som är första ledet i en värdekedja, så minskar inte antalet data du förväntas leverera, men det blir smidigare och tar mindre tid i anspråk, så även du har något att tjäna på en digitaliserad process.
Utöver grundkraven så kan både ni och beställaren/köparen utöka informationskraven neråt i värdekedjan i syfte att få djupare och mer aktuell insikt i entreprenadens framdrift, ta fram underlag till klimatdeklaration eller identifiera tidigare oupptäckta möjligheter och risker.
Exempel på potentiella nyttor:

  • Möjlighet att följa upp produktion och kostnader i realtid
  • Möjlighet att följa upp detaljerade miljödata
  • Färre störningar och tvister i arbetet
  • Snabbare identifiering och hantering av avvikelser
  • Möjlighet att göra bättre prognoser
  • Mindre felkällor ger bättre datakvalitet som sänker risker och förbättrar analyser som kan leda till förbättrade arbetssätt
  • Miljövinster i form av minskad pappersförbrukning, bättre körplanering ger minskade utsläpp o.s.v.
  • Förbättrad arbetsmiljö för utförare då hytten inte behöver öppnas i dammiga miljöer för att ta emot papper
  • Effektivare administration ökar tiden som går att lägga på produktion
  • Ökad kundnöjdhet
  • Minskad pappershantering minskar kostnaden för administration.
  • Effektivisering och kostnadsbesparingar i leverantörsled ger i förlängningen möjlighet till lägre priser vid inköp.
  • Minskade risker sänker behovet av riskreserv.

Utifrån de nyttor som är attraktiva för er, identifiera vilken information det är ni behöver för att kunna uppfylla kontraktskrav från er kund och vad ni behöver för att realisera extra nyttor om ni identifierat några, så att ni kan ställa konkreta krav som ger er den informationen. Vill ni exempelvis få information för att kunna upprätta en klimatdeklaration så behöver ni ställa krav på att få veta ingående materials mängder och miljövarudeklarationer.

Vilken organisation krävs då?

Det korta svaret är: Den organisation ni har för att utföra jobbet som vanligt!

Som entreprenör eller leverantör så handlar det mer om att vidareutbilda befintlig personal i nya arbetssätt än att skapa nya roller. För samma personal som ska lägga anbud i upphandlingar där det finns krav på digitala följesedlar fortsätter att göra det. Och samma chaufförer, packmästare, maskinförare m.m. som brukar skriva följesedlar på papper fortsätter att mata in samma uppgifter. Den enda skillnaden är att det sker i mobilen eller datorn istället för på papper.

Det kan dock vara värt att överväga om ni ska ta in en implementeringsledare med erfarenhet av BEAst för att snabba på utformningen av nya rutiner och arbetssätt. Det är inte nödvändigt, men kan snabba på digitaliseringsresan betydligt.

Ni behöver systemstöd för att ta emot och skicka digitala meddelanden enligt standarden.
Ni behöver också ett systemstöd för att samla in och sammanställa egna rådata till BEAst-meddelanden.
Det finns flera olika lösningar på marknaden. Utgå från de systemstöd ni har idag och fråga er leverantör av affärssystem eller projektverktyg om de redan har stöd för BEAst Följesedel eller kan utveckla det.
Saknas den möjligheten, undersök då marknaden för att se om det finns tredjepartsverktyg som är kompatibla med era befintliga eller om ni är bäst betjänta av att utveckla ett eget system.
Välj en systemleverantör som är tillförlitlig och långsiktig i sitt arbete då ni sannolikt kommer att behöva tillgång till tjänsterna under många år och även få anpassningar och uppdateringar gjorda.
Det är bra om valt systemstöd kan samspela med ert affärssystem så att hantering av fakturor kan automatiseras i framtiden även om ni inte inför det direkt.
Sedan kan det även vara bra att investera i analysverktyg för att sammanställa och analysera den data som samlas in. Att granska grundläggande data för kontroll mot fakturor kan ske manuellt eller genom inbyggda verktyg i ert systemstöd som hanterar följesedlarna, men ställer ni fördjupade krav på miljödata så kan det vara bra att ha ett mer avancerat verktyg för att sortera och illustrera resultat.

”Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.”

”Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.”

”Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.”