Säljare

Som entreprenör eller leverantör så förväntas du ha arbetssätt och systemstöd på plats när du svarat på en förfrågan innehållande krav på BEAst följesedel så att du kan leverera åtminstone grundläggande leveransdata enligt BEAst Supply 4.

Det innebär att du ska kunna skicka en digital följesedel med uppgifter om bland annat vilka parterna i transaktionen är, vad som levererats, hur mycket, när och till vilken destination.

Beställare som har högre krav på uppföljning kan också kräva att du skickar mer detaljerad information som avser till exempel drivmedelsförbrukning eller uppgift om GTIN med tillhörande säkerhetsdatablad eller miljövarudeklaration.

Som regel förväntas ni att delta i digitaliseringsomställningen genom att föra vidare krav på digitala meddelanden från beställaren/köparen nedåt i leveranskedjan. Detta gör ni genom att kopiera er kunds krav och följa guiden för köpare. Det är också det smidigaste arbetssättet för er, då det innebär att ni sprider ut arbetet med inmatning av uppföljningsdata på era leverantörer.

Du som är ursprunglig producent/leverantör av en vara eller tjänst förväntas mata in samma leveransdata som på en vanlig pappersföljesedel, men i ett digitalt verktyg såsom en mobilapplikation eller i en webbklient. Alternativt skaffa maskinella avläsare som samlar in och rapporterar automatiskt.

Förutom att ni uppfyller kontraktskrav och förhoppningsvis får en nöjd kund, så finns det även andra nyttor att hämta hem genom en digitalisering av följesedlarna. För samma vinster som en beställare/köpare kan göra, kan du själv göra i din egen verksamhet.

Vid en ren digitalisering av följesedlarna där varken ni eller beställaren/köparen förändrar kraven på information jämfört med traditionella följesedlar på papper, så får ni samma information som ni tidigare fått på papper, och skickar iväg samma information uppåt i värdekedjan, men i digitalt format så att det går snabbare, med mindre fel och i ett mer lätthanterligt format vilket sänker både era och beställarens/köparens kostnader för arbetstid, risker och tvister.

För dig som är första ledet i en värdekedja, så minskar inte antalet data du förväntas leverera, men det blir smidigare och tar mindre tid i anspråk, så även du har något att tjäna på en digitaliserad process.

Utöver grundkraven så kan både ni och beställaren/köparen utöka informationskraven neråt i värdekedjan i syfte att få djupare och mer aktuell insikt i entreprenadens framdrift, ta fram underlag till klimatdeklaration eller identifiera tidigare oupptäckta möjligheter och risker.
Exempel på potentiella nyttor:

• Möjlighet att följa upp produktion och kostnader i realtid
• Möjlighet att följa upp detaljerade miljödata
• Färre störningar och tvister i arbetet
• Snabbare identifiering och hantering av avvikelser för att undvika kreditfakturor
• Möjlighet att göra bättre prognoser
• Mindre felkällor ger bättre datakvalitet som sänker risker och förbättrar analyser som kan leda till förbättrade arbetssätt
• Miljövinster i form av minskad pappersförbrukning, bättre körplanering ger minskade utsläpp o.s.v.
• Förbättrad arbetsmiljö för utförare då hytten inte behöver öppnas i dammiga miljöer för att ta emot papper
• Effektivare administration ökar tiden som går att lägga på produktion
• Ökad kundnöjdhet
• Minskad pappershantering minskar kostnaden för administration.
• Effektivisering och kostnadsbesparingar i leverantörsled ger i förlängningen möjlighet till lägre priser vid inköp.
• Minskade risker sänker behovet av riskreserv.

Utifrån de nyttor som är attraktiva för er, identifiera vilken information det är ni behöver för att kunna uppfylla kontraktskrav från er kund och vad ni behöver för att realisera extra nyttor om ni identifierat några, så att ni kan ställa konkreta krav som ger er den informationen. Vill ni exempelvis få information för att kunna upprätta en klimatdeklaration så behöver ni ställa krav på att få veta ingående materials mängder och miljövarudeklarationer.

Vilken organisation krävs då?

Det korta svaret är: Den organisation ni har för att utföra jobbet som vanligt!

Som entreprenör eller leverantör så handlar det mer om att vidareutbilda befintlig personal i nya arbetssätt än att skapa nya roller. För samma personal som ska lägga anbud i upphandlingar där det finns krav på digitala följesedlar fortsätter att göra det. Och samma chaufförer, packmästare, maskinförare m.m. som brukar skriva följesedlar på papper fortsätter att mata in samma uppgifter. Den enda skillnaden är att det sker i mobilen eller datorn istället för på papper.

Det kan dock vara värt att överväga om ni ska ta in en implementeringsledare med erfarenhet av BEAst för att snabba på utformningen av nya rutiner och arbetssätt. Det är inte nödvändigt, men kan snabba på digitaliseringsresan betydligt.

Ni behöver systemstöd för att ta emot och skicka digitala meddelanden enligt standarden.

Ni behöver också ett systemstöd för att samla in och sammanställa egna rådata till BEAst-meddelanden.

Det finns flera olika lösningar på marknaden. Utgå från de systemstöd ni har idag och fråga er leverantör av affärssystem eller projektverktyg om de redan har stöd för BEAst Följesedel eller kan utveckla det.

Saknas den möjligheten, undersök då marknaden för att se om det finns tredjepartsverktyg som är kompatibla med era befintliga eller om ni är bäst betjänta av att utveckla ett eget system.

Välj en systemleverantör som är tillförlitlig och långsiktig i sitt arbete då ni sannolikt kommer att behöva tillgång till tjänsterna under många år och även få anpassningar och uppdateringar gjorda. Då standarden ännu är ny för många så lär den uppdateras en hel del de närmsta åren i takt med att den etableras bredare i branschen.

Det är bra om valt systemstöd kan samspela med ert affärssystem så att hantering av fakturor kan automatiseras i framtiden även om ni inte inför det direkt.

Sedan kan det även vara bra att investera i analysverktyg för att sammanställa och analysera den data som samlas in. Att granska leveransdata för kontroll mot fakturor kan ske manuellt eller genom inbyggda verktyg i ert systemstöd som hanterar följesedlarna, men ställer ni fördjupade krav på miljödata så kan det vara bra att ha ett mer avancerat verktyg för att sortera och illustrera resultat.

Vad måste hända när? Hur måste arbetet vara organiserat för att standarden ska fungera?

Insamling av data kan ske huvudsakligen på två sätt, antingen kräver ni data av era underleverantörer, eller så samlar er egen personal/maskiner själva in leveransdata i takt med att ni levererar det som är avtalat. Till exempel genom inrapportering i mobilapplikation eller automatiserad maskinavläsning.

För att förstå hur allt hänger ihop är det bra att göra en processkarta som visar hur ni vill ha det. Det är bra både för att ensa tankarna internt och för att ha som underlag för dialog med beställare och leverantörer.

Försök att besvara frågor såsom:

• Vem ska skicka följesedlar till vem?
• Vad ska följesedlarna innehålla och varför?
• När och hur ska de skickas?
• Ska något bekräftas eller attesteras? Hur i så fall?
• Ska något lagras/dokumenteras? Hur?

Överväg hur långt ned i värdekedjan ni kan/vill kravställa datainmatningen. Detta beror på vilken data ni ska samla in, hur många led som dina leverantörer använder etc. Det kan vara svårt att avgöra själv och det är bra att starta dialog med era leverantörer redan i detta skede för att identifiera vilken förmåga de har.

Vem ska mata in rådatan? Bäst effekt blir det om hela kedjan använder BEAst, men det kan vara svårt att kräva av leverantörer som inte använder Peppol sedan tidigare. Det blir oftast bara billigare att använda BEAst, men det är inte alla som har möjlighet att förändra sina arbetssätt för en enskild kund. I sådana fall kan det vara bättre att samla in data på papper som vanligt och själv mata in data till de digitala följesedlarna. I praktiken blir det mycket betungande dock, särskilt om följesedlar ska skickas varje dag till ens egen kund, så det bästa är att komma överens om att alla ska använda BEAst men att det kan få förekomma en övergångshantering.

BEAst rekommenderar att bara avtala med er direkta avtalspart vad de ska leverera till er, och överlåta till motparten att avgöra om denne ska ställa krav på BEAst i sin tur eller samla in rådata på annat sätt.

Det torde ligga i allas egenintresse att kravställa BEAst nedåt i leveranskedjan om man har ett krav från på BEAst från sin köpare, då det ger minst administration. Med rätt systemstöd så kan mottagen information skickas vidare till nästa led automatiskt eller med minimal handpåläggning.

Om ni har initierat kravställning på BEAst för att en beställare krävt det, börja i så fall med att identifiera vilka meddelanden som ska skickas till beställaren och vad de ska innehålla, samt vilka krav det innebär att ni måste ställa på era leverantörer för att uppfylla beställarens krav.

Verifiera att ni har förstått kraven korrekt, är kraven tydliga eller måste dialog föras? Är det solklart hur affärsreglerna ska tolkas?

Ofta kan ni kopiera beställarens krav rakt av och bara lägga till era egna krav om ni har beslutat att ni ska ha några. Dock kan vissa saker skilja sig åt. Till exempel om ni har ett ramavtal på transport som debiteras per km, medan ni debiterar er beställare per timme. Då måste ni ändra i kravställningen och ange att de ska redovisa transportmängden i km istället för timmar. Observera att det innebär att ni då inte kan skicka vidare följesedlar ni får från era leverantörer direkt till er beställare utan att göra en handpåläggning för att redovisa rätt uppgift! Det är alltså fördelaktigt att göra upp sina affärer på ett så enhetligt sätt som möjligt. Det kan vara en förhandlingspunkt som är värd att ta upp, då det kan spara in mycket administration.

Har inte beställaren krävt att ni ska använda BEAst så utformar ni era egna krav utefter vad som är lämpligast för era affärer.

Fundera även på vem ni ska lägga kraven på. Historiskt sett så har entreprenörer lagt krav på åkerier att redovisa följesedelns rader för både transport och material för att det varit praktiskt och åkerierna har godtagit det. Men det innebär att det finns ett led och därmed en felkälla mellan inmatningen och den faktiska leveransen.

Idag fyller åkeriet i en materialrad utan pris och bifogar vågsedeln. Det gör att man kan jämföra vad åkeriet rapporterar att man transporterat och vad materialleverantören/deponin säger sig levererat/tagit emot. Det är en nyttig uppföljningspunkt, men för en bättre datakvalitet så borde materialorderrad istället skickas direkt från materialleverantör eller mottagningsanläggning som en oberoende följesedel med en tillhörande vågsedel. Genom att transportrad refererar till vågsedeln kan transport och material sedan mappas mot varandra för uppföljning.

Det är dock i dagsläget få mottagningsanläggningar och materialleverantörer som använder BEAst digitala vågsedel, så det kan vara bra att föra dialog med era leverantörer för att avgöra vilken leverantör som är lämpligast att lägga rapporteringskraven hos innan ni upphandlar.

Upphandla sedan som vanligt enligt guiden för köpare och inkludera identifierade krav på digitala meddelanden.

Var noga med att få er kravställning rätt från början! Ange vilket/vilka meddelanden ni vill få in, vilken information varje meddelande ska innehålla, hur ni vill få in meddelandena och när de ska levereras. Använd gärna BEAst kravguide med tillhörande mallar.

Vid insamling av leveransdata från leverantörer så tar er administrativa resurs emot digitala meddelanden från produktionen i ert systemstöd och kontrollerar att det är korrekt data ni fått. Vid identifierade avvikelser påtalas detta till den som skickat data och ny följesedel begärs.

Saknar en leverantör digitala systemstöd så samlar ni in uppgifter på pappersföljesedlar eller annat traditionellt system och matar in manuellt i ert systemstöd för BEAst-meddelanden.

Har ni egna utförare som ska rapportera in leveransdata så gör dem det i valt systemstöd, för transporttjänst eller maskintjänst typiskt sett en mobilapplikation som utföraren loggar in i en gång per dag och matar in leveransdata löpande i, som appen sedan sorterar in informationen i orderrader på följesedeln som antingen skickas till beställaren automatiskt efter varje inmatning, eller som skickas till ert eget projektverktyg för korrektur och sammanställning av administratör innan det skickas till beställaren.

Exempel:

Transportchaufför:

1. Inloggning i app i början på dagen.
2. Inmatning tid och hämtplats i app vid påbörjan av lastning
3. Inmatning tid och lossningsplats i app när lossningen är klar
4. Inmatning artikel (typ av transport) och totalt antal timmar eller km som körts
5. Inmatning vågsedelnummer som fåtts vid lastning när material hämtas, eller vid lossning när material deponeras
6. Skicka följesedelsrad som avser en transport eller en hel arbetsdag, beroende på vad som är avtalat med köparen. Eventuellt via trafikledning innan frisläpps till kund.

Maskinförare

1. Inloggning i app i början på dagen
2. Inmatning tid och plats i app vid start för arbete
3. Inmatning tid och plats i app vid stopp för arbete
4. Inmatning artikel (vilken maskintjänst) och totalt antal timmar eller bearbetad volym
5. Inmatning vågsedelnummer som fåtts av leverantör eller mottagningsanläggning, om material har hämtats eller deponerats
6. Skicka följesedelsrad som avser en utförd aktivitet eller en hel arbetsdag, beroende på vad som är avtalat med köparen. Eventuellt via trafikledning innan följesedeln frisläpps till kund.

Materialutlämning

1. Med varje köpare och säljare innan leverans:
   1. Registrera uppgift om vilka transportfordon som hör ihop med vilka projekt, och vilka lossnings-/lastningsplatser som är förknippade med respektive fordon.
2. Varje dag:

Varje invägning registrerar upphämtande fordon automatiskt via kamera och genererar en vågsedel som skickas digitalt till systemstöd. Saknas kamera och våg redovisar man lass eller mängd på annat överenskommet sätt.

Mottagningsanläggning

• Med varje köpare och säljare innan mottagning:
  • Registrera uppgift om vilka transportfordon som hör ihop med vilka projekt, och vilka lastnings-/lossningsplatser som är förknippade med respektive fordon.
• Varje dag:
  • Varje invägning registrerar avlämnande fordon automatiskt via kamera och genererar en vågsedel som skickas automatiskt till systemstöd

Har ni inget systemstöd för digital inrapportering får ni samla in följesedlar och uppgifter på traditionellt sätt och skriva in dem manuellt i ert systemstöd för BEAst-meddelanden.

För dig som har erfarenhet av tidigare versioner av BEAst:

• Vissa element har flyttats från radnivå till huvudet för att följa Peppol.
• Priszonkod saknas. Dialog pågår för att komma fram hur detta ska hanteras framöver. Är detta nödvändigt för er affär så kan den äldre standarden användas istället.
• Termnummer har ersatts av elementbeskrivningar, men det går att söka i följesedelns dokumentation för att hitta vilka element som korresponderar mot de gamla termnumren.
• Tidigare har ”EstimatedDeliveryPeriod/StartDate and StartTime” och ”EstimatedDeliveryPeriod/StartDate and StartTime” använts både för leveransavisering och för följesedel. Numera används den enbart för leveransavisering. För följesedlar ska istället ”ActualDespatchDate” + ”ActualDespatchTime” + ”ActualDeliveryDate” + ”ActualDeliveryTime” användas.

För att inte få problem i produktionsskedet så rekommenderas det att så tidigt som möjligt efter kontraktstecknande gå igenom kravställningen med beställare/leverantörer för att räta ut eventuella frågetecken. Det kan ta tid att göra eventuella systemanpassningar och det är viktigt att skicka testmeddelanden mellan varandras system för att validera att de kommer fram och innehåller det som man vill kommunicera.

Till hjälp finns det i dokumentationen schematron-filer som kan användas i valideringsverktyg för att kontrollera att formatregler följs och att innehåll som mappas mot kodlistor är korrekt. Innehåll som bestämts genom avtal måste granskas manuellt vid testning.

Sammanställ mottagna leveransdata för rapportering och analys.

Ska ni rapportera till beställare så välj ut vilka följesedelsrader från era leverantörer som ska skickas vidare till beställaren, byt ut uppgifterna i följesedelns huvud om inte ert systemstöd gör det automatiskt, och plocka bort data i element som inte ska skickas med och/eller lägg till egen information om något behöver kompletteras. Addera sedan följesedelsrader från egna utförare till en gemensamt följesedel, om de inte redan är skickade.

Skicka följesedlar till beställare enligt avtalad periodicitet. Har beställaren använt BEAst rekommendation att kravställa minst en följesedel per dag så kan ni själva avgöra om det passar era arbetssätt bäst att samla ihop och skicka en gång per dag eller om det är bättre att skicka omedelbart efter varje aktivitet.

Använd den leveransdata ni själva kravställt för att uppnå era egna mål och syften.

• Exempel:

1. Följ upp ersättningsgrundande information:
   1. Är ingående mängder korrekta? Är priset korrekt?
   2. Om inte, begär åtgärd!
   3. Om korrekt, betala faktura!
2. Följ upp debiteringsgrundande information:
   1. Fakturera efter att följesedel godkänts!
3. Följ upp miljödata
   1. Är det rätt data? Är värdena rimliga?
   2. Analysera. Till exempel:

1. Har transportören redovisat lika stora transporterade mängder FA som mottagningsanläggningen har redovisat på sin vågsedel att de tagit emot?
2. Har schaktmassor avlämnats på korrekt mottagningsanläggning?

• Hur mycket utsläpp har entreprenaden genererat?

1. Vilken andel förnybart bränsle har leverantörens maskiner använt?

Kommunicera ut analysresultat och den uppföljningsdata till berörda inom er egen organisation.

För att det inte ska bli digitalisering för digitaliseringens egen skull eller något ni gör bara för att beställaren kräver det, så är det viktigt att kontinuerligt planera in tillfällen för att utvärdera och förbättra arbetssätten.

Träffade ni målen? Fick ni förväntade fördelar och nyttor? Eller måste något ändras?

Bara genom att utvärdera kan ni säkerställa verklig vinsthemtagning.

BEAst standarder förbättras kontinuerligt och det är bra att uppdatera sina krav och arbetssätt till senaste version som är förenlig med vad kunder kräver och leverantörer erbjuder, för att kunna tillgodogöra sig nya nyttor.

För att se vad som hänt sedan sist kan ni titta på release notes.

BEAst är också tacksamma för synpunkter och förslag på förbättringar!