Supply Material – OBS har ersatts av BEAst Supply 4

Delprocesser

Gå direkt till sektion:

• Översikt
• Projektering
• Inköp
• Avrop
• Leverans
• Avisering

Översikt

Standarden BEAst Supply Material syftar till att förenkla varuförsörjningsprocessen. Processen visas enklast och bäst på denna sida.

En översikt av delprocesserna finns nedan:

• Projekteringsprocessen och hur den hänger ihop med varuförsörjningsprocessen, läs mer här >
• Inköpsprocessen, läs mer här >
• Avropsprocessen, läs mer här >
• Leveransprocessen, läs mer här >
• Aviseringsprocessen, läs mer här >

Syftet med den gemensamma processbeskrivningen är att branschen ska ha samma grund, en förutsättning för att det ska gå att implementera effektiv varuförsörjning. Den är utformad så pass översiktligt att den tillåter olika företag att på detaljnivå ha egna arbetssätt inom ramarna för standarden.

Projektering

Syftet med den här fasen är att koppla samman projekteringsprocessen med den för varuförsörjning. Anledningen till att det är så viktigt är att redan i projekteringen skapas logistikdata då en arkitekt eller konstruktör ritar och specificerar vilka produkter som ska finns på olika positioner och i vilket antal. Dessa blir underlag för kalkylering, planering, avrop och leverans. Genom att koppla samman de delprocesserna blir arbetet för byggentreprenörer och installatörer betydligt enklare då man maskinellt kan få in viktiga uppgifter i sina system på ett säkert sätt.

Projektören kan vara en arkitekt eller konstruktör men i andra fall, som t.ex. fallet ofta är med kök, en tillverkare eller annan leverantör. I vissa fall är det en entreprenör som gör projekteringen. Denna del av standarden ska göra det enklare att koppla samman de, eller rättare sagt deras system, som utför projekteringen med de som ansvarar för inköp och logistik genom att tillhandahålla information om produkter och deras egenskaper.

I bilden nedan finns dessa informationsflöden i form av standardmeddelanden i BEAst Supply Material:

1. Katalog skickas i steg 1 för att tillhandahålla grunddata till en projektör. Kommer normalt från en leverantör.
2. Därefter skickar projektören i steg 2 en Produktspecifikation till entreprenören med uppgift om valda produkter, dess egenskaper, kvantiteter, identiteter och om var i byggnadsverket de ska användas.
3. I många fall är det specialartiklar och då finns det stöd i det tredje steget för att identifiera och komma fram till priser för dem mellan entreprenörer och leverantören.
4. Det fjärde steget innebär att fastställa volymerna som ska levereras till ett specifikt byggprojekt vilket blir grunden för projektavtalet.
5. Efter det följer meddelandena i avrops- och leverensprocesserna i form av planering, avrop och avisering.
6. När entreprenaden är färdig kan entreprenören uppdatera byggherren och/eller projektören med resultatet så att informationen uppdateras och är korrekt för förvaltningsprocessen.

---

Inköp

Under inköpsprocessen ska entreprenören planera för det material som ska användas vid ett visst byggprojekt. Ofta finns ett ramavtal med leverantören men det är vanligt att skriva ett avtal för det specifika projektet. Ibland görs en upphandling i samband med det. När detta är klart lägger man en blockorder baserat på projektavtalet. Ibland kallas det i stället ram- eller inköpsorder, som i nästa steg kompletteras med löpande avrop om leveranser, baserat på blockordern.

Sammanfattning av processens meddelanden:

Offertförfrågan – Entreprenör à Leverantör

Funktion – Att lämna en offertförfrågan till en potentiell leverantör. Kan användas för både ram- och projektavtal. Innehåller de uppgifter om produkt, egenskaper, mängder och annat som leverantören behöver för att ge ett pris.

Fördelar – Hanteras idag övervägande manuellt och med ett digitalt flöde blir det enklare, snabbare och färre fel. Särskilt stor betydelse vid specialartiklar då identiteten från projekteringsfasen kan återanvändas så leverantören kan ta fram uppgifter som skapats sedan tidigare.

Offert – Leverantör à Entreprenör

Funktion – Baserat på förfrågan som innehåller referenser till såväl standard- som specialartiklar samt egenskaper kan leverantören skapa en offert.

Fördelar – Arbetet med att ta fram offerter kommer att minska, inte minst viktigt vid den omfattande hanteringen av projektavtal.

Blockorder – Entreprenör à Leverantör

Funktion – Överenskommelsen i projektavtalet läggs som en blockorder med uppgift om artiklar och mängder. Det är samma standardmeddelande som avrop fast en kod som visar att det är just en blockorder. Meddelandet är heller inte lika detaljerat när det kommer till t.ex. leveranstider.

Fördelar – Leverantören får ett planeringsunderlag. När första avropet kommer kan refereras till block- eller ramordern.

Orderbekräftelse – Leverantör och entreprenör

Funktion – Leverantören bekräftar att ordern godtas, alternativt skickar en avvikelse.

Fördelar – Med detta har man kommit fram till ett projektavtal i en digital process där det manuella arbetet minimerats.

---

Avrop

I avropsprocessen utgår man från ram- och/eller projektavtalet för att hantera de löpande leveranserna med ett digitalt stöd. Leveransplanen har då en grundläggande funktion för att ge leverantören kontinuerligt uppdaterad information om kommande leveranser. I leveransplanen får leverantören också instruktioner om hur godset ska packas och om det ska förekomma leveransdelar, dvs sampackning exempelvis på rumsnivå.

I det efterkommande avropet ges uppgifter som ligger till grund för leveransen. Förutom grundläggande uppgifter om artiklar, antal och leveranstid så kan där också anges lossningsinstruktioner och de uppgifter som leverantören behöver för att kunna märka godset kollietiketten BEAst Label.

Leveransplan – Entreprenör till Leverantör

Funktion – Köparen ska tillhandahålla leveransplaner för en specificerad leveransperiod för att ge underlag för leverantörens planering. Leveransplanen uppdateras fortlöpande vid ändringar i behovet och en ny plan ersätter den tidigare. Planen innehåller uppgifter om leveransdelar, artiklar, kvantiteter och tider.

Fördelar – Leverantören får i ett tidigt skede uppgift om vad som ska levereras och när. Med löpande uppdatering fram till fryspunkten kan leverantören planera sin verksamhet med bemanning, material och inköp och därigenom få en jämnare belastning i sin produktion.

Svar på leveransplan – Leverantör till Entreprenör

Funktion – För att en leverantör ska kunna meddela sin kund om en mottagen leveransplan accepterats eller ej. Sker endast på huvudnivå (ej radnivå/artiklar).

Fördelar – Undviker tveksamheter och manuell hantering av bekräftelser.

Order – Entreprenör till Leverantör

Funktion – Köparen skickar avrop, baserat på avtal och leveransplan, om vilka artiklar, antal och leveranstider. Innehåller även underlag för märkning med BEAst Label samt lossningsinstruktioner. Avrop kan uppdateras fram till stopptid.

Fördelar – Automatiserar den löpande orderhanteringen. Säkerställer att leverantören får den information de behöver för att fullfölja sitt uppdrag på bästa sätt.

Orderbekräftelse – Leverantör till Entreprenör

Funktion – Leverantören bekräftar avrop och specificerar eventuella avvikelser.

Fördelar – Snabb återkoppling om eventuella avvikelser.

Orderändring –  Entreprenör till Leverantör

Funktion – För att en köpare ska kunna meddela sin leverantör om ändring av ett tidigare skickat avrop.

Fördelar – Med ändringshantering digitalt sparas tid och dessutom kommer ändringar in i system så att t.ex. faktureringen stämmer.

---

Leverans

Leveransprocessen startar när leverantören skickar en leveransavisering med uppgifter om den kommande leveransen och referens till kundens avrop. För varje kolli finns uppgifter om innehåll och identitet. Leverantören har märkt upp alla kollin med kollietiketten BEAst Label där det bl.a. finns en streckkod för det unika kollits identitet. När leveransen ankommer arbetsplatsen kan man skanna den streckkoden för att få fram alla uppgifter från leveransaviseringen för att förenkla mottagandet. På BEAst Label finns uppgift om var på arbetsplatsen kollit ska lämnas, t.ex. ett visst rum, i en viss lägenhet, på en viss våning, i ett visst hus. Hela den interna bygglogistiken kan därför gå mycket snabbare. Materialet hamnar direkt där det ska användas.

Under leveransprocessen är avisering från transportföretag en viktig del, se separat sida.

Leverantörens leveransavisering är en nyckelfunktion då det ger mottagaren den information som behövs för ett effektivitet i mottagande och hantering på arbetsplatsen. BEAst Label och meddelandena för avisering är viktiga komplement till det. Det avslutas med en faktura som ofta kan matchas automatiskt när de tidigare stegen har skett elektroniskt.

Leveransavisering – Leverantör till Entreprenör

Funktion – Specificera den kommande leveransen. Meddelandet skickas när godset är plockat, packat och märkt. Det gör att leverantören kan skicka uppgifter med den exakta omfattningen, beräknad leveranstid samt referenser till t.ex. kolli- och sändningsnummer. Aviseringen uppdaterar köparens system och det avrop som finns där.

Fördelar – Köparens system blir uppdaterat med ändringar som skett, t.ex. vid plock. Det ger referenser till kollin och sändning och ett underlag för effektivare godsmottagning.

Faktura – Leverantör till Entreprenör

Funktion – Standardmeddelandet BEAst Invoice används för såväl denna som andra processer för att fakturera och kreditera digitalt.

Fördelar – När den tidigare delen av processen hanterats digitalt finns alla uppgifter i systemen och en e-faktura kan matchas med automatik. Avvikelsehanteringen blir minimal.

---

Avisering

Avisering av transporter till en byggarbetsplats kan ske på olika sätt:

a. Det vanligaste idag är att speditören skickar SMS eller mail, alternativt telefonaviserar arbetsplatsen. Ofta sker det till en viss person vilket förstås är en nackdel. Mottagaren av aviseringen får informera på arbetsplatsen om de resurser som behövs för mottagning och t.ex. lägga upp det på en informationstavla.

b. I en del fall kan speditören skicka aviseringen som ett EDI-meddelande enligt standard och då kan det mottagande systemet hos entreprenören hantera informationen vidare internt.

c. I de flesta fall använder materialleverantören ett TA-system (transportadministration). Dessa system kan ta hand om aviseringen till byggarbetsplatsen förutsatt att det finns uppgift om vart och hur det ska skickas. I många fall finns det och då kan TA-systemet sköta avisering via SMS, mail eller EDI.

Ett idealiskt flöde kan se ut på detta sätt:

1. När byggföretaget lägger avrop anges att avisering önskas samt när och hur det ska ske. De uppgifterna är en del i meddelandet Avrop enligt BEAst Supply-standarden. Alternativt har parterna avtalat om att avisering alltid ska ske på ett visst sätt.
2. BEAst Label (kollietikett) och STE (transportetikett) skapas för att streckkoder ska kunna skannas löpande under transporten, en förutsättning för att avisering ska kunna ske.
3. När godset är utlastat skickar materialleverantören en leveransavisering (e-följesedel) till kunden. Där finns detaljerade besked om leveransen, t.ex. med exakta kvantiteter, referens till kolli och sändning, ankomsttid, ansvarigt transportföretag mm.
4. Parallellt skickar materialleverantören (om det är denne som ansvarar för transporten) en transportinstruktion till sin speditör. Uppgifterna från kundens avrop om hur avisering ska finnas med i transportinstruktionen så att det hamnar i speditörens system. Transportbokning sker normalt i ett TA-system som då har uppgifter om hur avisering ska ske. TA-systemen är normalt integrerade med affärssystemen så att uppgifterna från kundens avrop förs över automatiskt.
5. Transportföretaget skannar alla kollinummer vid hämtning, lämning och omlastning. Efter varje skanning skickas status till materialleverantörens TA-system. I och med det kan systemet avisera godsmottagaren enligt det sätt som överenskommits.

Guider

Processguide

Beskrivning av varuförsörjningsprocessen enligt BEAst Supply Material. Se guide.

Steg-för-steg-guider

De olika steg-för-steg-guiderna förklarar och beskriver standarden BEAst Supply Material, från övergripande till detaljerad nivå. För snabbare översikt, välj ”2x” i listen för uppspelning.

1. Standarder från BEAst. Se guide.
2. BEAst Supply Material, övergripande. Se guide.
3.  Info om standarden för varuförsörjning. Se guide.
4.  Varuförsörjningsprocessen. Se guide.
5.  Informationsflödet. Se guide.
6.  Standardmeddelandena. Se guide.
7.  Nytta med att använda standarden. Se guide.
8.  Stöd för implementering. Se guide.
9. Kollietiketten BEAst Label. Se guide.

Stöd för implementering

Underlag som stöd för de som ska införa och sprida standarden BEAst Supply Material.

• Checklista med interna aktiviteter för företag som ska införa stöd för standarden: Checklista Implementering av BEAst Supply Material.
• Lista med frågor om en leverantörs förmåga inom effektiv logistik baserad på BEAst-standard: Checklista Utvärdering effektiv logistik. Meningen är att denna ska kunna användas som en del av en upphandling.
• Detta dokument ska hjälpa två företag att genomföra projektmöten för att införa standarden: Start- och uppföljningsmöte_Mall. Här finns samma malldokument på engelska: Start and followup meeting_Template.

Meddelanden

Gå direkt till sektion:

• Leveransplan
• Svar på Leveransplan
• Order
• Orderbekräftelse
• Orderändring
• Leveransavisering
• Transportstatus
• Faktura
• Tillvalsorder

Leveransplan

Om affärstransaktionen

Meddelandet skickas från beställare, t.ex. ett bygg- och anläggningsföretag, till leverantör av material.

Funktionen är att tillhandahålla leveransplaner över kommande uppdrag för en angiven period, baserat på avtal. En leveransplan ska kunna uppdateras i takt med att behoven på byggarbetsplatsen förändras. En uppdaterad leveransplan ska helt ersätta tidigare överförda planer. Dessutom ska hänsyn tas till avropade artiklar så att dessa inte inkluderas i den uppdaterade planen.

Exempel på information i meddelandet är kvantiteter, leveransdelar, artiklar, leveransperiod och referenser till projekt och avtal.

---

Svar på leveransplan

Om affärstransaktionen

Meddelandet skickas från en leverantör av transport- eller maskintjänster, eller leverantör av material som ballast, betong, asfalt m.m., till beställare, t.ex. ett bygg- och anläggningsföretag.

Funktionen är att tillhandahålla svar på en mottagen leveransplan. Svaret är endast på huvudnivå, det är alltså inte ett svar på raderna i leveransplanen, för att ange om man accepterar leveransplanen eller inte. Om leveransplan inte accepterats får parterna ta kontakt manuellt alternativt så lägger beställaren en ny leveransplan.

---

Order

Om affärstransaktionen

Meddelandet skickas från beställaren till dennes leverantör av material som t.ex. ska levereras till en byggarbetsplats. Köpare kan vara t.ex. en entreprenör eller installatör medan leverantör kan vara t.ex. en tillverkare, grossist eller återförsäljare. I vissa fall ska leveransen mellanlagras hos t.ex. en tredjepartslogistiker.

Funktionen är att tillhandahålla avrop, dvs order baserat på avtal, för specificerat material. Se processbeskrivningen för anvisningar om funktion. En viktig funktion för meddelandet är att överföra den information som en leverantör behöver för att kunna skapa kollietiketten BEAst Label.

Exempel på information i meddelandet är kvantiteter, leveransdelar, artiklar, leveransperiod, referenser, destinationsuppgifter och lossningsinstruktioner.

Koppling till BEAst Label

I ordermeddelandet skickar entreprenören den information som leverantören ska använda för att skapa kollietiketter enligt standarden BEAst Label. I manualen för BEAst Label visas med exempel på hur fält i orderfilen ska kopplas till fält på etiketten. För den som ska implementera etiketten finns också en teknisk specifikation. Manual och specifikation finns på denna sida.

---

Orderbekräftelse

Om affärstransaktionen

---

Leveransavisering

Om affärstransaktionen

---

Faktura

Om affärstransaktionen

Meddelandet skickas från leverantörer av material och/eller tjänster till en kund/fakturamottagare.

Funktionen är att tillhandahålla underlag för betalning och redovisning.

Exempel på information är t.ex. belopp, skatter, artiklar, kvantiteter, priser och referenser.

---

Tillvalsorder

Om affärstransaktionen

---

Företag med stöd för BEAst Supply Material

Nedanstående är en sammanställning av vilket stöd företag i branschen har för BEAst Supply Material.

Företag – Meddelande – Sända (S) / Mottaga (M)
– BBGRUPPEN
Order (M), Orderbekräftelse (S), Faktura (S) samt skapa BEAst Label

– Beijer Byggmaterial
Order (M) och Orderbekräftelse (S)

– Lindab
Order (M), Orderbekräftelse (S)

– Nobia Svenska kök
Order (M/S), Faktura (S)

– Peab
Leveransplan (S), Order (S), Orderbekräftelse (M), Leveransavisering (M), Faktura (S/M), Projektlista (S)

– Skanska
Order (S), Orderbekräftelse (M), Orderändring (M), Leveransavisering (M)
Kommunikation: PEPPOL

– Vedum kök och bad
Order (M), Orderbekräftelse (S), Leveransavisering (S) samt skapa BEAst Label

För komplettering av uppgifterna ovan, kontakta BEAst.

Efter införandet av BEAst Supply 4 har vi en gemensam sida för systemleverantörer

Lista med systemleverantörer

Frågor och svar om standarden

Här listas en del förtydliganden, exempel och svar på frågor om standarderna BEAst Supply Material och BEAst Label.

Varför står det i ordermeddelandet att det kan vara upp till tio tecken i destinationsfälten för att skapa BEAst Labels uppgifter om destination för kollit, när det i den tekniska specifikationen står att det rekommenderade antalet tecken är två för vissa och fyra för andra fält?

Motivet är att etiketten är en rekommendation att man inte bör ha mer än 2 tecken för att ange t.ex. Lossningsplats, men det är upp till entreprenören att ange i destinationsrubriken om det första destinationsfältet på etiketten ska vara ”Lossningsplats” eller något annat. Att det blev två tecken var efter tester av läsbarhet från en truck där föraren ska kunna sitta kvar i trucken i halvmörker och ändå se. I en annan tillämpning kan man ha andra behov och behöver ange ett längre fält och då är det meddelandets tio tecken det som sätter gränsen. Att det står två i etikettens rekommendation är för att det är just en rekommendation.

---

Ska en uppdaterad leveransplan helt ersätta en gammal eller kan man uppdatera för en begränsad period eller för ett urval av artiklar?

En ny leveransplan ska fullt ut ersätta en tidigare, som därmed inte längre gäller. När en sådan uppdatering görs ska alla artiklar skickas för hela perioden. Alla artiklar i den gamla planen ska därmed tas bort. De avvikelser som skett mot den tidigare planen ska visas i mottagarens system

---

Leveransdel i Order och Orderbekräftelse: I order in kan ”DeliveryUnit” upprepas oändligt både på huvud och radnivå. I orderbekräftelsen  ligger ”DeliveryUnit” direkt under ”OrderResponseHeader”  och Line, dvs endast tillåtet en gång i huvudet och en gång per orderrad. Ordererkännandet kommer inte spegla vad som kommer i ordern fullt ut. Är något fel?

Det är rätt som det är. Skillnaden beror på att i ordern specar vi destinationsuppgifter på huvud eller rad och då är ”DeliveryUnit” en del av det. I bekräftelsen har vi inte destinationsuppgifterna med. Det finns då ingen anledning att kunna repetera som i ordern. Nu kan man lägga in ett leveransdelsnummer för huvudet om det är samma för hela ordern, eller på radnivå för varje rad/artikel.

---

Förekomst av Leveransdelar: A-etiketten ska skrivas en per pall (eller motsvarande) och används normalt tillsammans med en transportetikett (STE). Har allt på pallen har en gemensam ”leveransdel” på föräldranivå?

Det måste inte vara en indelning i leveransdelar. Det är upp till kunden – entreprenören – om de gjort den indelningen. Det framgår i så fall av deras avrop. Termen T6340 Leveransdel inleder Kolligruppen, men är frivillig. Man kan alltså skicka destinationsuppgifterna för att leverantören ska märka med BEAst Label, men utan att godset är indelat i leveransenheter.

---

Artikelnummer i order: Identifiering av artikel är obligatoriskt men artikelnummer kan utelämnas och enbart artikelbenämning skickas. Är det korrekt?

Det är korrekt. Det är obligatoriskt att välja något av elementen i klassen ”ArticleIdentifiers”. Att endast välja artikelbenämning är inte att rekommendera men måste vara ett alternativ i byggbranschen där det är ganska vanligt förekommande med produkter utan artikelnummer.

---

Identifiering med GLN, org.nr. eller klartext: ”PartyIdentifier” kan  ersätta  ”Buyer” om inte GLN finns, men i denna struktur kan hela ”AddressNeB” utelämnas och därmed ”PartyIdentifier”? Teoretiskt kan en köpare enbart identifiera sig med Namn och adress vilket är osäkert vid identifiering av kund vid mottag av order.

Det är rätt att Köparen måste identifieras men det är upp till parterna att komma överens hur. En generell rekommendation från BEAst är att använda GLN-nummer, men org.nr. är kanske lika vanligt. Att bara använda adress i klartext skulle gå enligt standarden men inget som normalt förekommer och det bör vi styra bort från.