Köpare

Guiden förutsätter att ni har en grundläggande kännedom om vad BEAst standarder innehåller och hur de är tänkta att fungera. Om det är första gången ni tänker använda BEAst standard så är det bra om ni läst in er i standardens dokumentation.

I guiden beskrivs steg för steg vilka krav som bör ställas och hur ni kan tänka ifall ni formulerar helt egna krav.

Till guiden hör mallar som till stor del innehåller förformulerade krav som är baserade på branschens samlade erfarenheter. Dessa är skrivna för att passa de flesta typer av projekt och behöver bara fyllas i med objektspecifik information och objektspecifika vägval. Vi rekommenderar starkt att dessa mallar används, både för att komma igång snabbt och för att det finns systemstöd och upparbetade arbetssätt som underlättar för branschens aktörer att uppfylla de krav som ställs i dem. 

Som beställare av en entreprenad så finns det ingen extern aktör som ställer krav på att ni ska använda digitala meddelanden för att följa upp en entreprenad. Ni behöver alltså själva ta ett aktivt beslut att börja använda BEAst och för att komma fram till det så behöver ni göra lite förarbete. Vad menas? Kravet kan ju komma från TrV, kraven kan komma från Naturvårdsverket, Norrköpings stad eller Boverket. Även om dessa aktörer inte är synkade kommer krav på digitalt arbete. Vem är beställare? TrV eller NCC?

Först och främst behöver ni skaffa er grundläggande insikt om vad BEAst är för något och vilken potential som finns. En del av det kan ni läsa er till på BEAst webbsajt, men det är också värdefullt att redan nu börja föra dialog med marknaden för att se vilka förutsättningar som finns och för att få inspiration. Kanske någon av era befintliga entreprenörer/leverantörer redan har erfarenhet och kan berätta vilka nyttor BEAst kan ge er? Kanske har de ingen erfarenhet och vill påbörja resan samtidigt med er för att vara redo när ni upphandlar entreprenaden?

För oavsett vilken nytta ni än vill realisera, så hänger det på att ni får med er leverantörerna på tåget för att nyttorna ska bli verklighet! Så involvera dem tidigt! Detta är bara beskrivet utifrån att tex TrV är beställare. Texten bör vara skriven så alla intressenter i kedjan kan känna igen sig och flera kravställer i sin tur vidare i nästa led.

Involvera även era medarbetare! Vem ska ta emot data? Vem ska analysera/använda den? Hur ska ni ta emot data? Och så vidare. För att få ut den fulla nyttan så måste ni ha organisationen på plats.

Vilken organisation krävs då? Det beror på vilken nytta ni vill realisera!

Fundera på vad ni kan ha för nytta av digitaliserade meddelanden. Vad vill ni följa upp? Varför? Vilka mätbara mål vill ni nå, och vilken effekt vill ni att det ska ha för er på sikt?

Viktigt att förstå som beställare är att BEAst standarder inte tillför någon ny information, utan bara gör det lättare att kommunicera detaljerad information som redan finns i traditionella arbetssätt. Det är dock sällan den informationen förmedlats till beställaren på den detaljeringsnivå som nu är möjlig på grund av att det varit administrativt tungt och därmed dyrt att kravställa.

Potentiella nyttor för er som beställare:

  • Möjlighet att följa upp produktion och kostnader i realtid
  • Möjlighet att följa upp detaljerade miljödata
  • Mindre störningar och tvister i entreprenaden
  • Snabbare identifiering och hantering av avvikelser
  • Bättre prognoser från entreprenören
  • Mindre felkällor ger bättre datakvalitet som sänker risker och förbättrar analyser som kan leda till förbättrade arbetssätt
  • Miljövinster i form av minskad pappersförbrukning, minskade utsläpp m.m.
  • Sociala vinster i form av förbättrad arbetsmiljö för utförare, mindre buller m.m.
  • Styr mot digital transformation i branschen enhetlig digital data möjliggör enklare uppföljning av kravställningar i upphandlingen, automatiserad avvikelseidentifiering- hantering och ständiga förbättringar.

Ekonomiska vinster:

  • Minskad pappershantering minskar kostnaden för administration.
  • Effektivisering och kostnadsbesparingar i entreprenörs- och leverantörsled ger i förlängningen möjlighet till lägre anbud.
  • Minskade risker sänker behovet av riskreserv.

Exempel på möjliga uppföljningspunkter och vinsthemtagningar:

  • Genom att följa upp vilket artikelnummer och vilka koordinater som rapporterats för material kan ni t.ex. följa upp att rätt sorts bitumen använts för anläggandet av en viss vägsträcka.
  • Genom att följa upp artikelnummer, mängd och pris kan ni följa upp att ni fått det som fakturerats och att det inte skett överfakturering om ni ersätter på löpande räkning.
  • Ni kan undersöka om rapporterade mängder och enhetspriser för ett ÄTA-arbete är rimliga i förhållande till det som ska utföras.
  • Ni kan ta fram nyckeltal för genomsnittligt utsläpp per transporterat ton för olika material och därigenom få ett mer träffsäkert beräkningsunderlag för klimatkalkyl
  • Ni kan undersöka hur stor andel av entreprenörens fordonspark som drivits på förnyelsebart drivmedel och ge bonus eller vite beroende på om man uppnått kriterium eller missat obligatoriska krav för utförandet.
  • Ni kan följa upp om transportören har redovisat lika stora transporterade mängder FA som mottagningsanläggningen har redovisat på sin vågsedel att de tagit emot, så att ni kan säkerställa att registrering i Naturvårdsverkets register har blivit korrekt gjord.
  • Ni kan kontrollera om schaktmassor har avlämnats på korrekt mottagningsanläggning

Utifrån de nyttor ni identifierar som attraktiva för er, konkretisera vilken information det är ni behöver få för att kunna realisera nyttorna. Med det som grund bör ni sedan kunna se ganska klart vilken typ av meddelanden ni behöver skicka mellan er och entreprenören för att få in den informationen. Det i sin tur gör det klart vilken organisation ni behöver ha för att hantera de meddelandena.

Ni bör nu också kunna se klart vilken standard som är lämplig för er att använda. I anläggningsentreprenader så torde det vara BEAst Supply NeC.

När ni kommit så långt, då är det dags att börja planera och ta beslut för att komma vidare.

Vilken organisation krävs då? Det beror på vilken nytta ni vill realisera!

Involvera även era medarbetare! Vem ska ta emot data? Vem ska analysera/använda den? Hur ska ni ta emot data? Och så vidare. För att få ut den fulla nyttan så måste ni ha organisationen på plats.

Fundera på vad ni kan ha för nytta av digitaliserade meddelanden. Vad vill ni följa upp? Varför? Vilka mätbara mål vill ni nå, och vilken effekt vill ni att det ska ha för er på sikt?

Viktigt att förstå som beställare är att BEAst standarder inte tillför någon ny information, utan bara gör det lättare att kommunicera detaljerad information som redan finns i traditionella arbetssätt. Det är dock sällan den informationen förmedlats till beställaren på den detaljeringsnivå som nu är möjlig på grund av att det varit administrativt tungt och därmed dyrt att kravställa.

Utifrån de nyttor ni identifierar som attraktiva för er, konkretisera vilken information det är ni behöver få för att kunna realisera nyttorna. Med det som grund bör ni sedan kunna se ganska klart vilken typ av meddelanden ni behöver skicka mellan er och entreprenören för att få in den informationen. Det i sin tur gör det klart vilken organisation ni behöver ha för att hantera de meddelandena.  

Överväg om det är värt att ta in en implementeringsledare med erfarenhet av BEAst. Det är inte nödvändigt, men kan snabba på digitaliseringsresan betydligt.

Införskaffa systemstöd för att ta emot och eventuellt skicka digitala meddelanden enligt vald standard. Ni behöver dels systemverktyg som gör att ni kan läsa meddelandena och eventuellt forma egna. Dels behöver ni en transportkanal för meddelandena.

Det finns flera olika lösningar på marknaden. Utgå från de systemstöd ni har idag och fråga er leverantör av affärssystem eller projektverktyg om de redan har stöd för BEAst orderkvitto eller kan utveckla det.

Saknas den möjligheten, undersök då marknaden för att se om det finns tredjepartsverktyg som är kompatibla med era befintliga eller om ni är bäst betjänta av att utveckla ett eget system.

Välj en systemleverantör som är tillförlitlig och långsiktig i sitt arbete.

Sedan kan det även vara bra att investera i analysverktyg för att sammanställa och analysera den data som samlas in.

Kravställning

Upphandla entreprenaden som vanligt och inkludera krav på digitala meddelanden enligt vald standard.

Var noga med att få er kravställning rätt från början! Ange vilket/vilka meddelanden ni vill få in, vilken information varje meddelande ska innehålla, hur ni vill få in meddelandena och när de ska levereras. Använd gärna BEAst kravguide med tillhörande mallar.

Orderkvitto

Till att börja med rekommenderas att man kravställer meddelandet ”Orderkvitto” för att följa upp transporter, maskintjänster och/eller material. Meddelandestandarden innehåller en mängd element som kan fyllas med data. Vilket innehåll meddelandet ska ha beror på vad man vill följa upp, så kravställ vilka element som ska vara obligatoriska att fylla i på ett orderkvitto.

Det finns två huvudspår att gå på.

Debiteringsgrundande data

Det har hittills varit mest entreprenörer som kravställt BEAst orderkvitto och därför har det blivit vanligast att följa upp debiteringsgrundande data såsom vilken artikel som levererats, vilken mängd, vilket pris, när och vart. Vid transporter så är det också vanligt att kravställa referens till vågsedel för att kunna se vad som har transporterats. Detta ger en bra uppfattning om hur framdriften ser ut och ett bra underlag för att kontrollera fakturor.

Detta är lämpligt att kravställa även som beställare av en entreprenad när den sker på löpande räkning, eller när man själv köper direkt material eller tjänst för att tillhandahålla entreprenör.

Även i en utförandeentreprenad på fast pris är det lämpligt att följa upp vilka artiklar och mängder som levererats när för att kunna jämföra mot en mängdförteckning och en tidsplan om de är på sådan detaljeringsnivå. Priset blir då mindre relevant eftersom det redan är uppgjort, så det behöver inte kravställas för kontraktsarbetena. Däremot så är priset relevant för ÄTA-arbeten. Så i det här fallet behöver man kravställa två olika innehåll i orderkvitton, ett för kontraktsarbeten på fast pris och ett annat för ÄTA-arbeten och arbeten som sker på löpande räkning.

I en totalentreprenad på fast pris så ingår alla leveranser och priset är klart, så där behövs inte det följas upp på samma sätt för kontraktsarbetena, men uppgifterna är relevanta som underlag för att granska fakturor avseende ÄTA-arbeten. Så det kan vara en god idé att kravställa orderkvitto för ÄTA-arbeten även om man inte följer upp enskilda leveranser i övrigt.

Rena uppföljningsdata

Det andra spåret är ännu inte lika vanligt men kanske mer relevant för en offentlig beställare, och det är att istället för, eller i tillägg till, debiteringsgrundande data kravställa rena uppföljningsdata för andra syften än att kontrollera fakturor.

Trafikverket kravställer exempelvis en modul med drivmedelsdata i syfte att få in uppgifter som ger en helhetsbild av hur mycket energi som omsätts i deras entreprenader och vilka utsläpp som genereras i dem. Modulen innehåller även information om hur stor andel förnyelsebart drivmedel som används för varje fordonstyp, något som Trafikverket använder som grund både för bonus och vite.

Viss information som används som debiteringsgrundande data av en entreprenör, kan av en beställare användas för annan uppföljning. Till exempel kan artikeldata om ett levererat material, säg exempelvis en fraktion bergkross, för en entreprenör vara information som de använder för att kontrollera att de fått vad de har beställt, medan det för en beställare kan vara information som man följer upp i syfte att ha koll på hur stort uttag av jungfruliga material som entreprenaden genererat.

Rena uppföljningsdata på detta sätt kan kravställas antingen fristående utan någon koppling till uppföljning av debiteringsgrundande data, exempelvis för kontraktsarbetena i en totalentreprenad på fastpris, eller i kombination med debiteringsgrundande data om man även vill följa upp det.

Viktigt att avtala

Med standarden följer ett antal tillhörande affärsregler som måste gälla för att den ska fungera på rätt sätt. Men dessa affärsregler behöver förtydligas och kompletteras med ytterligare överenskommelser.

Till exempel så ska det enligt en affärsregel finnas ett artikelregister med unika artikelnummer för det som levereras, men det måste specificeras vilket artikelregister som ska användas. Så antingen anger ni ett av BEAst rekommenderade artikelregister som är framtagna i samverkan med relevanta branschorganisationer, de återfinns på BEAst webbsajt, eller så anger ni att ert eget eller leverantörens eget artikelregister ska användas. Använder ni ett eget eller leverantörens artikelregister så är det viktigt att det följer de obligatoriska affärsreglerna, eftersom meddelanden annars inte kan skickas då de stoppas av standardens valideringsschema.

Avtala också vilka uppgifter som ska användas i orderkvittohuvudet för att identifiera parterna och projektet som orderkvittot avser.

Det är också centralt att avtala hur ofta ett meddelande ska skickas. BEAst rekommenderar minst en gång per dag. Här får man väga datakvalitet mot hanteringskostnaden. Bäst datakvalitet får man om det skickas ett orderkvitto direkt efter att varje enskild aktivitet är slutförd, till exempel när en transport av ett lass beställt material är levererat. Då får man exakta uppgifter om när transporten skett, vad som levererades osv. men det genererar en stor mängd orderkvitton och har man då en manuell granskning av dem så blir det administrativt tungt. Det är därför vanligt att det för transporter skickas ett orderkvitto per dag och fordon, oavsett hur många lass fordonet har kört.

Sedan ska ni också avtala hur många dagar som köparen har på sig att granska orderkvittot innan säljaren kan förutsätta att det är godkänt och får fakturera.

Fler saker som är bra att avtala:

  • Vilken tid för lastning och lossning som ska anges. Vill ni följa upp hur länge lastbilen varit upptagen med körningen så kravställer ni att tiden för lastning ska vara från det att lastningen påbörjas och tiden för lossning ska vara den tid lossningen är klar. Vill ni följa upp hur lång tid själva körningen tog för att se vilken snitthastighet lastbilen haft, så kravställer ni att tiden för lastning ska vara då lastningen är klar och tiden för lossning då lossningen påbörjas.
  • Vilken enhet som ska användas. I standarden anges formatet, observera att det inte är metriska enheter, men det behöver förtydligas vilken enhet ni vill att mängder ska rapporteras in i. För debiteringsgrundande mängder är det lämpligt att kravställa samma enhet som affären är uppgjord i när det gäller kontraktsarbeten. För ÄTA där helt nya artiklar tillkommer och det därmed inte finns något avtalat enhetspris så är det lämpligt att överlåta till leverantören att välja vilken enhet som ska användas.
  • Om ni kravställt att höjdkoordinat ska anges för hämtplats vid transporter, så är det bra att ange vilket format koordinaten ska anges i eftersom det inte är styrt av standarden.
  • För pris är det bra för tydlighetens skull att avtala om det ska vara brutto- eller netto-priser.
  • För uppföljning av andel förnyelsebart drivmedel är det bra att ange om andelen ska anges i volym-, vikt- eller energiprocent. BEAst rekommenderar att flytande drivmedel anges i volymprocent, gasformiga drivmedel i viktprocent och el i energiprocent.
  • För uppföljning av produktgruppnamn avseende drivmedel så är det bra att ange vilken klassificering/lista som ska användas.
  • För uppföljning av mätmetod avseende drivmedel så är det bra att antingen avtala vilken schablon som ska användas eller att vilken schablon som använts ska anges som fritextkommentar om det inte är avtalat.

Sedan kan det bli aktuellt med avsteg från dessa regler beroende på hur ert avtal i övrigt ser ut, konsekvensen av dessa avsteg måste då identifieras och implementeras i inmatningen av data. Så oavsett hur tydliga regler ni än sätter upp så är det viktigt med testning och dialog för att komma framåt i hur nyttorna ska realiseras. För det är viktigt att komma ihåg att fokus bör vara att underlätta för varandras arbete och att ta vara på möjligheter, inte att uppfinna mer administration.

Fler meddelanden

Orderkvitton kan kombineras med fler meddelanden för att få ökad nytta.

Lägger man till meddelandet ”Svar på orderkvitto” som skickas från köparen till säljaren, så finns det en granskningsfunktion med tillhörande affärsregel som säger att ”Ett orderkvitto som har status ”Under utredning” får inte faktureras förrän parterna är överens. Om ändring behövs ska leverantören skicka en ny version av orderkvittot. Om ändring inte behövs ska kunden acceptera orderkvittot.” vilket i kombination med en annan affärsregels som säger att ”Ett Orderkvitto / Följesedel måste hanteras löpande efter utfört uppdrag, digitalt och i realtid. Från orderdatum har intressenter ett antal dagars kontrolltid  från mottagande av orderkvittot innan ordern görs klar för fakturering. Antal dagar görs upp i avtalet.” gör att oenigheter om vad som levererats måste hanteras direkt. Det blir alltså mycket mindre risk för tvister i efterhand.

Lägger man även till meddelandena ”Avrop”, ”Avropsbekräftelse” och ”Faktura” så kan man få en helt automatiserad faktureringsrutin som identifierar avvikelser mellan avrop och orderkvitto utan tidsödande manuell verifiering.

Lägger man till meddelandetvad menas? Vågsedel på QR kod är väl inget meddelande? ”Vågsedel” på QR-kod så kan man ytterligare minska felkällor, pappersmängd och kontaktyta.

Lägger man till meddelandet ”Leveransplan” från standarden BEAst Supply Material finns det inte leveransplan också inom NeC? Du visar ju det på bilden med olika meddelanden.så får åkeriföretagen bättre underlag för planering som kan ge ett bättre kapacitetsutnyttjande. Det vill säga färre antal körda mil vilket minskar bränsleförbrukning, utsläpp och trängsel samt ger högre trafiksäkerhet.

Lägger man till meddelandet ”Leveransavisering” från standarden BEAst Supply Material så kommer både entreprenör och beställare att få bättre kontroll på när leveranser kommer och direkt få besked vid eventuella avvikelser.

1    Identifiera hur och var era krav ska ställas

Kraven kan ställas på olika sätt beroende på hur ni upphandlar.

Nyttjar ni något av bygg- och anläggningsbranschens standardavtal så skall kraven föras in under respektive kod i AMA AF eller paragraf i avtalet. Identifiera vilka respektive koder som kan bli aktuella och säkerställ att helheten hänger ihop.

Nyttjar ni inte standardavtal eller vill hålla ihop kravställningen, så kan ni sammanställa allt i en bilaga som ni hänvisar till från varje kod och bilägger som en del av förfrågningsunderlaget.

2      Formulera krav för processen

Börja med att klargöra vilka meddelanden som ska skickas – från vem, till vem och när?

I BEAst finns flera olika meddelanden som kan användas för de olika skedena av affären. Alltifrån första förfrågan hela vägen ned till sista fakturan. Se figur 1.

Figur 1. Exempel på standardiserade meddelanden som kan skickas i BEAst-format.

Kravställ vilka meddelanden som entreprenören/leverantören ska skicka till er och när de ska skickas. Utgå från vald BEAst-standard och komplettera eventuellt med egna, objektspecifika krav. BEAst affärsregler måste framgå

Obs! Betänk att meddelanden som inte följer BEAst standard kan kräva dyra anpassningar för motparten och att ni vid sådana krav bör tillämpa ett förhandlat förfarande vid upphandling så att ni kan föra dialog om era krav och hur de ska uppfyllas.

Initialt rekommenderar vi att kravställa meddelandet ”Orderkvitto” och orderkvittosvar som motsvarar det papper som man i branschen brukar kalla för följesedel.

Detta meddelande är det som är vanligast förekommande i branschen och det som det finns bäst utvecklade stöd och arbetssätt kring. Genom att digitalisera följesedlarna så får man betydligt effektivare administration och säkrare datakvalitet.

Övriga meddelanden kan naturligtvis läggas till, antingen genom krav på samma sätt som för ”Orderkvitto” direkt i förfrågningsunderlaget, eller som option efter att ni etablerat ett välfungerande flöde.

Kravställ eventuella ytterligare meddelanden som optioner så att ni slipper att ta dem som ÄTA, även om det naturligtvis går bra utifall ni saknar option.

Exempelvis kan det vara värt att lägga till meddelandena ”Avrop”, ”Avropsbekräftelse”, ”Vågsedel”, ”Ordersvar”, samt ”Faktura”. En del av dem ingår inte i Supply NeC, utan är generella meddelanden som kan användas tillsammans med alla BEAsts standarder.

Vilka meddelanden som är relevanta beror på hur man gjort upp sin affär och kan se olika ut beroende på om man är beställare av en entreprenad eller om man är direktkund till en leverantör. Båda fallen kan bli aktuella för upphandlande myndighet i en entreprenad.

Som köpare av en entreprenad är man självklart beställare gentemot entreprenören, men tillhandahåller ni exempelvis mottagningsanläggningar som ni upphandlat separat, så är ni direktkund gentemot mottagningsanläggningarna som då är era leverantörer.

I rollen som beställare av en totalentreprenad så har ni förmodligen en betalplan som baseras på funktionella leveranser och är då inte beroende av följesedlarna som ersättningsgrundande information, utan kanske snarare använder dem för att följa upp miljödata. Då har ni inte behov av att ge något svar på orderkvitton.

Det kan ni däremot ha om ni är direktkund till en leverantör av material eller transport som ni tillhandahåller entreprenören. Då kan det vara mycket smidigt att använda meddelandet ”Ordersvar” för att hantera faktureringsunderlaget.

Förutom att ange vilka meddelanden som ska skickas, ange också om ska omfatta alla sorters material och transporter eller bara vissa, och hur ofta de ska skickas. Varför refereras inte till BEAst affärsregler? Där beskrivs detta i tydlig punktform. Var i dokumentationen visas listan med BEAst affärsregler. Hittills har man bara berättat att de finns.

Som grundregel rekommenderas att kravställa minst ett orderkvitto per dag och aktivitet/leverans. Man får dock se till situationen. För maskiner som endast är igång ett fåtal gånger under en månad så kanske det räcker med en orderrad per månad. Det är ju detta vi vill komma ifrån. Godkännande av utfört arbete skall av flera skäl ske i närtid och vara så detaljerat som användandet av data kräver för uppföljning och avvikelsehantering.

Ett annat exempel är att det kan vara en god idé att avtala om hur snabbt ”Avropsbekräftelse” ska komma efter ”Avrop” om man använder de meddelandena.

Standarden har inga inbyggda begränsningar vad gäller frekvens, och man kan argumentera för att man får en mer korrekt uppföljning ju oftare och tätare inpå varje aktivitet som ett uppföljningsmeddelande skickas eftersom man då har chans att upptäcka reagera på eventuella fel tidigt. Men det krävs att någon aktivt tar emot, granskar och attesterar dessa meddelanden löpande, så man bör överväga hur mycket administration ett krav på frekvens innebär. Granskningen måste göras oavsett=samma tidsåtgång. Att granska i närtid innebär att alla kommer ihåg och att ev frågeställningar enklare reds ut än om man ackumulerar och väntar. Idag är det stora brister i granskning och godsmottagning vilket leder till stora kvalitetsbristkostnader. Alla parter tjänar enligt 10 års erfarenhet  på frekvent och snabb granskning efter utfört arbete. Minskar eller ökar det den administrativa bördan? Tillför täta meddelanden något värde, eller kollar man ändå bara av dem en gång i månaden? Etc.

3      Formulera krav för metod och format

När ni angivit vilka meddelanden som ska skickas – Hur ska det då ske?

Ange era förutsättningar. Vilket systemverktyg har ni för att ta emot och läsa de digitala meddelandena?

Kravställ att meddelanden ska skickas som XML med en transportör som är kompatibel med ert systemverktyg.

Kravställ vilken BEAst standard och vilken version av standarden som meddelandena ska vara formaterade efter. För närvarande är BEAst Supply NeC 3.1 senaste version och den som rekommenderas.

Kravställ även att format och skickade data ska följa BEAst affärsregler.

Ett lämpligt börkrav är att meddelandena ska skickas direkt från entreprenörens/leverantörens projektverktyg. Hur skall de annars skickas?

4      Formulera krav på innehåll

Vad ska då de kravställda meddelandena innehålla?

Meddelandena består av olika element som kan fyllas med data. Samtliga element i standarden ligger latent i meddelandeformatet och kan fyllas i om man vill det, så kravställningen handlar om att definiera vad som alltid ska vara med.

Kravställ vilka element i varje kravställt meddelande som alltid ska skickas med ifylld data genom att ange termnummer och struktur för varje element enligt standardens dokumentation.Kanske här skall referera till ett dokument där man kan se dessa? För en ny person är det svårt att förstå intuitivt.

Definiera sedan vilket innehåll som ska skickas i varje kravställt element.

”Orderkvitto” består alltid av ett orderkvittohuvud med uppgifter om parterna, projektet, versionsnummer etc. plus ett obegränsat antal orderrader. Orderrad kan avse transport, maskintjänst, material eller mottagning av material. Ange vilka element som ska ingå i varje typ av orderrad och vilka data som ska rapporteras i varje element. Det kan vara debiteringsgrundande information såsom antal ton transporterat material och/eller uppföljningsdata såsom CO2-utsläpp.

BEAst affärsregler och rekommendationer definierar i viss mån redan vilken data som kan skickas i de olika elementen, men till stora delar behöver ni i er kravställan definiera vad för data som är relevant för er att få.

Det är möjligt att ställa krav på innehåll som inte följer standarden då vissa element kan bära vilken data som helst, men betänk noga att allt som kräver anpassning eller arbetstid kostar pengar och kan vara konkurrenshämmande!

4.1   För dig som är beställare av en entreprenad

I en entreprenad kan olika typer av orderkvitton behöva kravställas beroende på att man behöver olika information beroende på hur affären är uppgjord.

För en entreprenad som ersätts på löpande räkning så vill beställaren i allmänhet alltid få in alla slags uppgifter. Både debiteringsdata (artikel, mängd etc) och pris, samt uppföljningsdata (energi och klimatdata, EPD etc).

För övriga entreprenadformer så behövs två olika slags orderkvitton, ett för kontraktsarbetena och ett för ÄTA-arbetena.

I en utförandeentreprenad som ersätts på fast pris så räcker det för beställaren att följa upp ingående mängder mot mängdförteckningen, så pris behöver inte kravställas. Men för ÄTA-arbeten och de eventuella delar av kontraktsarbetena som utförs på löpande räkning så behövs ett annat orderkvitto som inkluderar priser.

I en totalentreprenad som ersätts på fast pris så ska alla mängder och kostnader ingå, så då räcker det för beställaren att få in uppföljningsdata som avser andra uppgifter av intresse (energi och klimatdata, EPD etc). I vissa fall är uppgifter om artiklar och mängder av intresse att kravställa för kontraktsarbeten även när de inte är grund för ersättning, till exempel när man vill följa upp hur mycket schaktmassordetta vill man väl ha och på vågkvittonivå för att säkerställa hantering vid en revision? som går till deponi eller använd mängd bitumen. Om man inte önskar följa upp något annat än debiteringsgrundande data så kan man i totalentreprenader avstå helt från att kravställa orderkvitto för kontraktsarbeten. Men för ÄTA-arbeten och de eventuella delar av kontraktsarbetena som utförs på löpande räkning så behövs ett orderkvitto som inkluderar både mängder och priser.

Se mallarna för exempel på innehåll som BEAst rekommenderar att kravställa.

4.2   För dig som är entreprenör eller leverantör

Som entreprenör eller leverantör gör man som regel direkta köp från sina leverantörer och då blir det naturligt att man alltid vill ha alla debiteringsgrundande data. Därtill kan man vilja följa upp vissa saker som inte är grund för ersättning. Dels kan det vara ärvda krav från ens egen kund (beställare eller ovanliggande entreprenör) och dels kan det vara egna uppföljningsdata som man vill ha för egen del. Så länge man inte beställer underentreprenader på fast pris så att man går in i rollen som beställare, så räcker det med att definiera innehållet i ett orderkvitto för all rapportering.

Se mallarna för exempel på innehåll som BEAst rekommenderar att kravställa.

För att inte få problem i produktionsskedet så rekommenderas det att så tidigt som möjligt efter kontraktstecknande gå igenom kravställningen med entreprenör/leverantörer för att räta ut eventuella frågetecken. Det kan ta tid att göra eventuella systemanpassningar och det är viktigt att skicka testmeddelanden mellan varandras system för att validera att de kommer fram och innehåller det som man vill kommunicera.

Administrativ resurs tar emot digitala meddelanden från produktionen i ert systemstöd och kontrollerar att det är korrekt data.

Vid identifierade avvikelser påtalas detta till den som skickat data och nytt orderkvitto begäras.

Används meddelandet ”Svar på orderkvitto” så används det för att godkänna eller avvikelsehantera orderkvitton. 

Sammanställ mottagna data och analysera dem. Microsoft Power BI är ett bra verktyg för att sortera och illustrera resultat.

Använd data och resultat för att uppnå satta mål och syften. 

Rapportering

Kommunicera ut data och resultat till berörda intressenter.

Uppföljning

För att det inte ska bli digitalisering för digitaliseringens egen skull så är det viktigt att kontinuerligt planera in tillfällen för att utvärdera och förbättra arbetssätten.

Träffade ni målen? Fick ni förväntade fördelar och nyttor? Eller måste något ändras?

Bara genom att utvärdera kan man säkerställa verklig vinsthemtagning.

BEAst standarder förbättras kontinuerligt och det är bra att uppdatera sina krav till senaste version både för att driva på digital transformation och för att kunna tillgodogöra sig nya nyttor.

BEAst Anläggningsutskott är också tacksamma för synpunkter och förslag på förbättringar!